Si la única herramienta que tienes es un martillo, pensarás que cada problema que surge es un clavo.

Mark Twain

 
 

PMODocIRS©2.0
Project Management Office
José Enrique González Cornejo
26 de junio de 2010



 

PMODocIRS©2.0 es una plataforma computacional concebida bajo la metodología Simple-DocIRS y como componentes de la Plataforma de Calidad de Gestión-DocIRS, particularmente utilizando la Estrategia del Diseño Simple.  La aplicación especialmente diseñada para la gestión de calidad y para estar en permanente desarrollo.  El propósito del sistema es la gestión, control y seguimiento de proyectos, iniciativas y mantenciones correctivas u otras actividades que incorpore el cliente, constituyéndose en una herramienta fundamental para la certificación ISO 9001:2008. (Ver Síntesis de Funcionalidades)

PMODocIRS©2.0 opera en plataforma Internet sobre un motor de datos SQL Server, concebido para apoyar la gestión y los factores críticos de éxito, proveyendo de información crítica en línea, a los diferentes actores para su control, seguimientos y toma de decisiones. Para su uso solamente se necesita  un navegador Web y conexión a Internet. El sistema opera bajo la certificación de SSL / TLS para proteger el tráfico de nuestras transacciones HTTPS firmado por GoDaddy, - actualmente el mayor registrador acreditado por ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers).

PMODocIRS©2.0 es una herramienta tecnológica estándar altamente configurable, que admite cambios en corto tiempo en los formularios y estructura de datos, dado que tiene arquitectura en capas y estructurado sobre una tecnología universal basada en XML, que se ajusta rápidamente al cambio. Es decir,  permite disponer nuevas funcionalidades sin dificultades.


 

PMODocIRS©2.0 es el complemento perfecto del servicio de participación operacional e ingeniería del equipo que administra y gestiona el PMO. (ver Servicio PMO-DocIRS). Servicio de gestión e ingeniería que se aplica con disponibilidad, compromiso y activa participación comunicacional a todos los protagonistas involucrados, ayudando a consensuar en línea los compromisos.

PMODocIRS©2.0, a diferencia de la mayoría de la otras herramientas tecnológicas PMO, centra su fortaleza en las funcionalidades de comunicación efectiva, manejando desde ahí las actividades asociadas a los cronogramas y Carta Gantt.

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Operando Actualmente

PMODocIRS©2.0 está operando hoy, por más de dos años en 5 grandes empresas en Chile (Ver Madurez PMO) y dentro del propio DocIRS como herramienta fundamental de la certificación ISO 9001. La modularidad del sistema permite integrarlo e implantarlo dentro de una semana, puesto que opera como Software de Servicio, el cual entrega asistencia de mantenimiento, operación diaria, y soporte. El sistema en su núcleo principal, se aloja en los servidores de DocIRS. Es decir, el procesamiento, los insumos y los resultados de la lógica de negocio operan centralmente. (ver Proveedor SAAS)

PMODocIRS©2.0 está diseñado para organizaciones que aspiran a monitorear  su planificación, control y seguimiento, carga de trabajo, gestión de documentos, gestión de tareas, alarmas, comunicación con clientes, registro del día a día, actas de reuniones, agenda del proyecto, conversaciones y compromisos. Está dotado de una base de datos compartida de empresas y personas, seguimiento de acciones comerciales, registro de comunicaciones con clientes y proveedores. El modulo de comunicaciones es especifico a cada actividad y también transversal, es interactivo análogo a un chat, posteando los comentarios a los usuarios pertinentes.

Integración y manejo documental

PMODocIRS©2.0  está concebido para integrarse con otros sistemas, sea enviando datos de acuerdo a los requerimientos de cliente (XML u otros formatos), extrayendo de datos de otras plataformas para configurar el  servicio y con una potente Sistema Documental que permite subir, bajar y organizar archivos bien definidos y linkeados a una unidad de almacenamiento especial.


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Perfiles

PMODocIRS©2.0 permite configurar perfiles de usuario y definir para cada perfil los accesos a las diferentes pantallas y funcionalidades. Puede configurarse un acceso a clientes para que estos puedan acceder a la información que el cliente defina. Contiene todas las normas de seguridad de las aplicaciones y servicios Web,  con  encriptaciones y variantes propias de DocIRS. En general, se define una tabla especial en la base de datos con la matriz de usuarios y privilegios para posterior a la autenticación incluir la variable de sesión en cada página. (ver Construcción de Aplicaciones sobre Plataforma Internet Enfoque y Metodología de DocIRS / V.4.1 Normas de Seguridad de la Aplicación Web)

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Contribución

Su contribución es directa en el mejoramiento de la productividad, en tiempo real de la comunicación interna de la empresa, disminución de los tiempos de búsqueda de información, disminución de errores debidos al uso de la documentación incorrecta, acceso en tiempo real a los datos de cada uno de los proyectos, iniciativas y mantenciones correctivas u otras actividades que incorpore el cliente.

La herramienta de alertas permite a cada persona del equipo conocer la información necesaria para el correcto desarrollo de su trabajo, sea a través del Libro de Comentarios, del posteo automático de correos electrónicos

PMODocIRS©2.0 proporciona la funcionalidad completa de captura, manejo y envío de datos para hacer un seguimiento de las tareas a medida que avanza un proyecto. Está dotado de un Panel de Control, el cual despliega un tablero de cifras agregadas con los estados de las Iniciativas, Proyectos e Hitos. Desde este Panel de Control ,el usuario puede consultar por Institución y Jefe de Proyecto y desde allí, acceder a los Listados y Fichas de registros correspondientes, sólo presionando sobre las celdas de la matriz. También cuenta con un Sistema de Indicadores que  mide la gestión y el desempeño.

La herramienta de creación y administración de Fichas de Iniciativas y Proyectos, cuenta con un Módulo de Entrada, operado exclusivamente por el administrador del sistema, que captura y registra en una base de datos central, la información básica de cada iniciativa y proyecto, conjuntamente con los archivos de documentación. La información es organizada con la siguiente clasificación:

  • Identificación del Proyecto

  • Participantes

  • Comienzo y Final del Proyecto

  • Vinculación del Proyecto con los ámbitos

  • Subproyectos Asociados

  • Hitos del Subproyectos

  • Factores Críticos del Éxito

  • Documentación Asociada

  • Estado de Avance

 


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Vistas y Reportes

Los usuarios del sistema tienen acceso directo a visualizar múltiples reportes y  vistas del sistema. El Informe Global en Línea, ilustra el estado y descripción de ordenada de las iniciativas, proyectos y subproyectos a la fecha y hora. Es decir, el sistema genera la información hasta el mismo instante de la consulta. El informe tiene la misma estructura que el Informe Semanal que se va acordando con el cliente inicialmente antes de automatizarlo.

 

Presupuesto

PMODocIRS©2.0 conjuntamente con su servicio de ingeniería, asegura y ahorra  la puesta en marcha del sistema PMO, dado que se han invertido varias decenas de miles de Horas Hombre de experiencia empírica y programación durante los años 2004, 2008, 2009  y 2010. Continuaremos el mejoramiento de la herramienta  de acuerdo a una planes estratégico para incorporar más tecnologías de comunicación efectiva.

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