La Ficha de Control parametrizable es parte Operativa del Sistema.

Una vez acordada la adquisición, el servicio DocIRS comienza de inmediato a aplicar CMODocIRS, el cual admite implementar todas las obligaciones contractuales de la empresa en Fichas de Control de Contratos, capturando plazos periódicos, conversaciones, archivos diversos relacionados a los términos de referencia, anotaciones y cambios al contrato, que pudiesen generarse a lo largo del tiempo establecido. En efecto, cuando se establecen contratos por un determinado tiempo con proveedores, la herramienta permite localizar, controlar y documentar perfectamente estos contratos de abastecimiento durante todo el periodo que comprenden las obligaciones registradas. (Ver https://www.docirs.cl/cmo.htm )

La configuración está por defecto adjuntos para almacenar digitalmente

Los documentos adjuntos se almacenan digitalmente dentro del sistema DocIRS (Es decir en nuestros servidores en la nube Amazon) . El sistema posee buscadores, vistas y vínculos para su descarga. Las cargas pueden ser efectuados sólo por usuarios logeados (en sesión) en la plataforma. Es decir, acceden según  perfil de usuario con permiso declarados en la Matriz de Usuarios.

Todo flujo dentro de la plataforma se configura paramétricamente en forma expedita dentro de la plataforma

Se cargan todos los archivos asociados sin dificultad

Los documentos (archivos) se cargan en Bitácora específica de cada Ficha con etiqueta pertinente y observación. Su tratamiento documental se realiza desde diferentes vistas que construye automáticamente el sistema.

Cubre todas las obligaciones contractuales

Cubre desde el registro de una obligación contractual que gatilla un pago (entregable o acción), hasta la aprobación de este según la Matriz de Usuarios,  donde se definen las atribuciones de cada cliente. Es decir, permite  gestionar el ciclo completo del cumplimiento del contrato.

A lo más un mes

La solución básica comienza a operar a lo más dentro de un mes, una vez sellado el acuerdo. La Plataforma Básica CMO, tiene todas las funcionalidades esenciales de un contrato .  La evolución, ajustes propios del cliente, nuevas funcionalidades y nuevos reportes  se van desarrollando de acuerdo a los requerimientos del cliente. Cada funcionalidad incorporada se se prueba, revisa y aprueba por el cliente antes de pasar a producción.

Si admite

Las funcionalidades requeridas fuera de los alcances definidos entre las partes,  se incorpora sin  costos adicionales. Los alcances  están establecidos en el protocolo del contrato entrel el Cliente y DocIRS.

https://www.docirs.cl/simple-docirs.htm
https://www.docirs.cl/estrategia_diseno_pmo.htm
https://www.docirs.cl/enfoque4.htm

Se integra con ERP u otros sistema de gestión mediante servicios y componentes

El Método Simple-DocIRS  se integra mediante servicios Web XML. (WebServices) Es decir,  es facil si el que consume cuenta con una componente  o API que capture/proveea  a través de HTTP/HTTPS. (Ver https://www.docirs.cl/soa_simple_docirs.htm). Eso implica compatibilidad con SAP, que cuenta con una serie de componentes para este efecto..  Es decir, CMODocIRS se integra con otras bases de datos o proveedores de información, sean ellos  institucionales o externos. Eventualmente (según alcances), el servicio incluye la creación de rutinas de consulta directa a bases remotas. En caso de carga inicial de los datos, se migran datos desde bases de datos o planillas Excel. (Ver https://www.docirs.cl/excel_y_basedatos.htm ).

Integración con sistemas documentales se realiza como parte del la plataforma.

La integración con sistemas documentales se realiza con Web Services.  La plataforma cuenta con un módulo adicional de tratamiento Documental y workflow. Dentro de los alcances del proyecto se admite , configuración de conexión especial FTPS, o VPN a servidor dedicado para el tratamiento de archivos.

La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS, cuenta con una serie de variantes (PMO, CMO, MGMO, SMO,..) operando en 8 instituciones en Chile. Particularmente, Contract Manager Office (CMO) se encuentra operando por más de 11 años en dos instituciones.

Modelo de Atención con Soporte Completo

El Modelo de Atención se adquiere como servicio y no como un producto. La atención está dotada hosting, apoyo de soporte conjuntamente con un equipo de ingeniería que acompaña todos procesos y ajustes del negocio del cliente (levantamiento y diseño funcional). Con respecto a la Mesa de Ayuda, las consultas al equipo de trabajo, serán respondidas en menos de 2 horas durante horario hábil (L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Los errores se corregirán en un máximo de 2 horas durante horario hábil (L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Horario mesa de ayuda vía Libro de Comentarios en Línea 24 horas los 7 días de la semana (24x7).
 

Seguridad de Cloud Amazon

La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS opera sobre todas las certificaciones de seguridad de Cloud Amazon , capa de Seguridad Mikrotik y transacciones certificadas SSL/TLS  con protocolo HTTPS

Ver Acerca de la Continuidad Operacional

Si el cliente lo requiere se traspasa parcial o totalmente la administraron del sistema a un equipo designado por la institución.