Respuestas a Preguntas Frecuentes del Cliente
Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de Contratos (CMO)

Consulta Breve Descripción Respuesta
¿La solución para el registro de la Ficha de Control de Contrato, implica sólo configuración, desarrollo o ambas modalidades?

La Ficha de Control parametrizable es parte Operativa del Sistema.

Una vez acordada la adquisición, el servicio DocIRS comienza de inmediato a aplicar CMODocIRS, el cual admite implementar todas las obligaciones contractuales de la empresa en Fichas de Control de Contratos, capturando plazos periódicos, conversaciones, archivos diversos relacionados a los términos de referencia, anotaciones y cambios al contrato, que pudiesen generarse a lo largo del tiempo establecido. En efecto, cuando se establecen contratos por un determinado tiempo con proveedores, la herramienta permite localizar, controlar y documentar perfectamente estos contratos de abastecimiento durante todo el periodo que comprenden las obligaciones registradas. (Ver https://www.docirs.cl/cmo.htm )

¿La solución para administrar los documentos asociados al contrato, implica sólo configuración, desarrollo o ambas modalidades?

La configuración está por defecto adjuntos para almacenar digitalmente

Los documentos adjuntos se almacenan digitalmente dentro del sistema DocIRS (Es decir en nuestros servidores en la nube Amazon) . El sistema posee buscadores, vistas y vínculos para su descarga. Las cargas pueden ser efectuados sólo por usuarios logeados (en sesión) en la plataforma. Es decir, acceden según  perfil de usuario con permiso declarados en la Matriz de Usuarios.

¿La solución para el Flujo Devengo-Pago, implica sólo configuración, desarrollo o ambas modalidades? Todo flujo se configura en la Plataforma

Todo flujo dentro de la plataforma se configura paramétricamente en forma expedita dentro de la plataforma

¿Su solución para la Ficha de Control de Contratos cubre completamente la ficha entregada o parcialmente? Cubre Completamente
¿Su solución para administrar los documentos asociados a los contratos, cubre completamente o parcialmente el requerimiento entregado?

Se cargan todos los archivos asociados sin dificultad

Los documentos (archivos) se cargan en Bitácora específica de cada Ficha con etiqueta pertinente y observación. Su tratamiento documental se realiza desde diferentes vistas que construye automáticamente el sistema.

¿Su solución para el flujo devengo-pago cubre completamente o parcialmente el requerimiento entregado?

Cubre todas las obligaciones contractuales

Cubre desde el registro de una obligación contractual que gatilla un pago (entregable o acción), hasta la aprobación de este según la Matriz de Usuarios,  donde se definen las atribuciones de cada cliente. Es decir, permite  gestionar el ciclo completo del cumplimiento del contrato.

¿Cuánto es el tiempo (en meses) que requiere para implementar la solución propuesta?

A lo más un mes

La solución básica comienza a operar a lo más dentro de un mes, una vez sellado el acuerdo. La Plataforma Básica CMO, tiene todas las funcionalidades esenciales de un contrato .  La evolución, ajustes propios del cliente, nuevas funcionalidades y nuevos reportes  se van desarrollando de acuerdo a los requerimientos del cliente. Cada funcionalidad incorporada se se prueba, revisa y aprueba por el cliente antes de pasar a producción.

¿La solución propuesta admite la incorporación de nuevas funcionalidades más allá del requerimiento solicitado?

Si admite

Las funcionalidades requeridas fuera de los alcances definidos entre las partes,  se incorpora sin  costos adicionales. Los alcances  están establecidos en el protocolo del contrato entrel el Cliente y DocIRS.

¿Es flexible su solución respecto de realizar cambios o modificaciones a los requerimientos inicialmente expuestos? Flexibilidad Total

https://www.docirs.cl/simple-docirs.htm
https://www.docirs.cl/estrategia_diseno_pmo.htm
https://www.docirs.cl/enfoque4.htm

¿Eventuales interfaces que se deban realizar para transferir o leer información con SAP, son complejas o simples de realizar?

Se integra con ERP u otros sistema de gestión mediante servicios y componentes

El Método Simple-DocIRS  se integra mediante servicios Web XML. (WebServices) Es decir,  es facil si el que consume cuenta con una componente  o API que capture/proveea  a través de HTTP/HTTPS. (Ver https://www.docirs.cl/soa_simple_docirs.htm). Eso implica compatibilidad con SAP, que cuenta con una serie de componentes para este efecto..  Es decir, CMODocIRS se integra con otras bases de datos o proveedores de información, sean ellos  institucionales o externos. Eventualmente (según alcances), el servicio incluye la creación de rutinas de consulta directa a bases remotas. En caso de carga inicial de los datos, se migran datos desde bases de datos o planillas Excel. (Ver https://www.docirs.cl/excel_y_basedatos.htm ).

¿Eventuales interfaces que se deban realizar para conectar su solución con otros sistema documentales (cargar y consultar documentos), son complejas o simples de realizar?

Integración con sistemas documentales se realiza como parte del la plataforma.

La integración con sistemas documentales se realiza con Web Services.  La plataforma cuenta con un módulo adicional de tratamiento Documental y workflow. Dentro de los alcances del proyecto se admite , configuración de conexión especial FTPS, o VPN a servidor dedicado para el tratamiento de archivos.

¿Cuántas implementaciones de la solución que está proponiendo las ha realizado en Chile? Solución Probada por Años en Instituciones con Múltiple contratos

La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS, cuenta con una serie de variantes (PMO, CMO, MGMO, SMO,..) operando en 8 instituciones en Chile. Particularmente, Contract Manager Office (CMO) se encuentra operando por más de 11 años en dos instituciones.

¿Su servicio de Post Venta incluye aspectos como: Call Center, Mantención de la aplicación, mejoramiento de las funcionalidades? (explicar)

Modelo de Atención con Soporte Completo

El Modelo de Atención se adquiere como servicio y no como un producto. La atención está dotada hosting, apoyo de soporte conjuntamente con un equipo de ingeniería que acompaña todos procesos y ajustes del negocio del cliente (levantamiento y diseño funcional). Con respecto a la Mesa de Ayuda, las consultas al equipo de trabajo, serán respondidas en menos de 2 horas durante horario hábil (L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Los errores se corregirán en un máximo de 2 horas durante horario hábil (L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Horario mesa de ayuda vía Libro de Comentarios en Línea 24 horas los 7 días de la semana (24x7).
 

¿La solución que usted presenta cuenta con estándares de nivel mundial en cuanto a seguridad de datos, transferencias, contingencias, etc.?

Seguridad de Cloud Amazon

La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS opera sobre todas las certificaciones de seguridad de Cloud Amazon , capa de Seguridad Mikrotik y transacciones certificadas SSL/TLS  con protocolo HTTPS

Ver Acerca de la Continuidad Operacional

¿Requiere de hardware que deba proveer el cliente para operar su solución? Solo conexión Internet
¿Requiere que el área de TI del cliente se haga cargo de administrar parte o completamente de la solución que propone? El servicio DocIRS es de Oficia Externa.

Si el cliente lo requiere se traspasa parcial o totalmente la administraron del sistema a un equipo designado por la institución.

 

 

 

 

 

 
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