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 En
síntesis la implantación del sistema CMO permite:
· En un mes, se centraliza la información de los
proveedores y contratos con la metodología de tracking
(Reportes, Alertas, SLA, etc), de ese modo se configura una
cartera de proveedores ordenada y con controles sistémicos
de la gestión centralizados.
· Permite a los dueños de los servicios, dedicar su
tiempo a la gestión y no al control administrativo
· Con una sola persona se podrá controlar la
gestión de los dueños de servicios y contratos, lo cual
disminuye el riesgo operacional relacionado con este ítem
(proveedores)
· Se generan alertas o matrices de aprobación de
SLA´s con firmas electrónicas y resguardo de evidencias,
para cada una de las obligaciones contractuales. Dentro de
un mes se tienen ingresados al sistema, los contratos que el
cliente defina que hay que controlar.
· Eventualmente, se puede incluir reportes para los
sistemas contables o recibir información de sus sistemas.
· CMO no almacena los contratos sólo requiere una
planilla con las obligaciones, SLA, controles etc. El
servicio controla que todos los actores relevantes cumplan
en tiempo y forma con lo acordado.
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Respuestas a Preguntas Frecuentes
| Pregunta |
Breve Respuesta |
| ¿La solución para el registro de la Ficha de Control de Contrato,
implica sólo configuración, desarrollo o ambas modalidades? |
Ambas modalidades. Se configura el primer día en
forma inmediata la versión de base una vez completado el proceso legal previo de
adquisición, el servicio CMODocIRS. De ahí admite implementar todas las
obligaciones contractuales de la empresa en Fichas de Control de
Contratos, capturando plazos periódicos, conversaciones,
archivos diversos relacionados a los términos de referencia,
anotaciones y cambios al contrato, que pudiesen generarse a lo largo
del tiempo establecido. La personalización del cliente de la
plataforma, generalmente implica algún desarrollo menor. |
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¿La solución para administrar los documentos asociados al contrato,
implica sólo configuración, desarrollo o ambas modalidades? |
Sólo breve configuración paramétrica.
Desde el primer día los documentos adjuntos se almacenan digitalmente dentro del sistema
de servidores de archivos de
DocIRS (ELB AWS) . El sistema además, posee la rutinas y
herramienta más que probada pare este efecto. Buscadores, vistas y vínculos para su
descarga. Las cargas pueden ser efectuados sólo por usuarios
logeados (en sesión) en la plataforma. Es decir, acceden según perfil de
usuario con permiso declarados en la Matriz de Usuarios. |
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¿Su solución para administrar los documentos asociados a los
contratos, cubre completamente o parcialmente el requerimiento
entregado? |
Completamente. Los documentos (archivos) se cargan en Bitácora específica de cada
Ficha con etiqueta pertinente y observación. Su tratamiento
documental se realiza desde diferentes vistas que construye
automáticamente el sistema. |
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¿Su solución para el flujo devengo-pago cubre completamente o
parcialmente el requerimiento entregado? |
Completamente. Cubre desde el registro de una obligación contractual que gatilla un
pago (entregable o acción), hasta la aprobación de este según la
Matriz de Usuarios, donde se definen las atribuciones de cada
cliente. Es decir, permite gestionar el ciclo completo del
cumplimiento del contrato. |
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¿Cuánto es el tiempo (en meses) que requiere para implementar la
solución propuesta? |
Un mes. La solución comienza a operar con las
funcionalidades fundamentales en la gestión de contratos, a lo más dentro de un mes, una
vez puesto en marca el servicio. Reiteramos, DocIRS tiene la
Plataforma de Contratos para implementarla de inmediato.
En efecto, la Plataforma Básica CMO tiene todas las
funcionalidades esenciales de un contrato . La evolución, ajustes
propios del cliente, nuevas
funcionalidades y nuevos reportes específicos se van desarrollando dentro de los primeros meses. Cada funcionalidad incorporada se prueba, revisa
y aprueba por el cliente antes de pasar a producción. |
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¿La solución propuesta admite la incorporación de nuevas
funcionalidades más allá del requerimiento solicitado? |
Si. Las funcionalidades requeridas fuera de los
alcances definidos entre las partes, se incorporan, pero con
costos adicionales establecidos en el protocolo del contrato,
previamente establecido entre las partes. (Ver
Metodología DocIRS) |
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¿Es flexible su solución respecto de realizar cambios o
modificaciones a los requerimientos inicialmente expuestos? |
Si.
La cualidad central de la Plataforma Para es su flexibilidad. Mas detalles
en:
https://www.docirs.cl/resumen_ejecutivo_cmo.htm
https://www.docirs.cl/contratos_tecnologia_necesidad_urgente.htm
https://www.docirs.cl/simple-docirs.htm
https://www.docirs.cl/estrategia_diseno_pmo.htm
https://www.docirs.cl/enfoque4.htm
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¿Eventuales interfaces que se deban realizar para transferir o leer
información con SAP, son complejas o simples de realizar? |
Simples para DocIRS. El Método Simple-DocIRS se integra mediante servicios Web XML. (WebServices)
Es decir, es fácil si el sistema externo que consume, cuenta con una
rutina, componente o API que capture, a través de
protocolo HTTP/HTTPS. (Ver
https://www.docirs.cl/soa_simple_docirs.htm).
Eso implica 100% compatibilidad SAP, dado que es sistema de
gestión cuenta con una serie de
componentes para este efecto.. Es decir, CMODocIRS se integra con otras bases de datos o
proveedores de información, sean ellos institucionales o externos.
Eventualmente (según alcances), el servicio incluye la creación de
rutinas de consulta directa a bases remotas. En caso de carga
inicial de los datos, se migran datos desde bases de datos o
planillas Excel. (Ver
https://www.docirs.cl/excel_y_basedatos.htm ). |
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¿Particularmente la integración con SAP, cómo opera? |
En el caso particular de SAP, se desarrolla herramienta que utilizan
objetos BAPI (SAP.Functions) de negocios con conexión cliente, que
permiten la integración con dicha plataforma (versión>=3.1). |
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¿Eventuales interfaces que se deban realizar para conectar su
solución con otros sistema documentales (cargar y consultar
documentos), son complejas o simples de realizar? |
Son procesos simples para DocIRS. La integración con sistemas documentales se realiza con Web Services.
La plataforma cuenta con un módulo adicional de tratamiento
Documental y workflow. Dentro de los alcances del proyecto se admite
, configuración de conexión especial FTPS, o VPN a servidor dedicado
para el tratamiento de archivos.
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¿Cuántas implementaciones de la solución que está proponiendo las ha
realizado en Chile? Cuántas en el exterior? |
Ocho en Chile.
La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS, cuenta con una serie de variantes (PMO, CMO, MGMO, SMO,..) operando en 8 instituciones en Chile. Particularmente, Contract Manager Office (CMO) se encuentra operando por más de 3 años en dos instituciones. |
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¿Su servicio de Post Venta incluye aspectos como: Call Center,
Mantención de la aplicación, mejoramiento de las funcionalidades?
(explicar) |
Si. El Modelo de Atención DocIRS se adquiere como servicio y no como un
producto. La atención está dotada hosting, apoyo de soporte
conjuntamente con un equipo de ingeniería que acompaña todos
procesos y ajustes del negocio del cliente (levantamiento y diseño
funcional). Con respecto a la Mesa de Ayuda, las consultas al equipo
de trabajo, serán respondidas en menos de 2 horas durante horario
hábil (L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Los errores se corregirán en un máximo de 2 horas durante horario
hábil(L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Horario mesa de ayuda vía Libro de Comentarios 24 horas los 7 días
de la semana (24x7).
Cambios categorizados como “menores” en la Plataforma CMO, forman
parte del trabajo de mejoramiento continuo del servicio y se
encuentran incluidos en el costo de la mantención mensual (Ver
definición de cambios menores en la página 3 del protocolo de DocIRS
https://www.docirs.cl/Protocolo_1.htm
)
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¿El soporte de vuestra aplicación está solo en Chile o también en
otros países? Si tiene soporte en otros países, en cuáles? |
Si es global. Si es necesario, se habilita el soporte remoto y en línea a
cualquier usuario con conexión Internet en cualquier país del mundo.
(Se hace con usuarios en Argentina, Perú, Portugal, Dinamarca, EEUU
(Viajando o residentes, proveedores de nuestros clientes) |
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¿La solución que DocIRS presenta cuenta con estándares de nivel
mundial en cuanto a seguridad de datos, transferencias,
contingencias, etc.? |
Si. Las transacciones certificadas AWS Amazon; con
protocolo HTTPS y con Continuidad Operacional
(Clones en diferentes lugares geográficos y un servidor en Amazon Route 53 y ELB
). Ver
Acerca de la Continuidad Operacional está instalada en servidores
virtuales en el Cloud (Amazon EC2) en US. https://www.docirs.cl/acerca_de_la_continuidad_operativa.htm |
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¿Requiere de hardware que deba proveer el cliente para operar su
solución? Qué tipo de hardware? |
No |
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¿Requiere que el área de TI del cliente se haga cargo de administrar
parte o completamente de la solución que propone? |
No |
Concepto de Gestión de Contrato
El propósito de la gestión de contratos es asegurar
que todas las partes en el contrato, satisfagan plenamente sus
respectivas obligaciones en la forma más eficiente y eficaz posible. Las
entregas, obligaciones y salidas operacionales requeridas se
fiscalicen a tiempo, se aprueben (o rechacen) y sigan su curso de pago. También
protege los derechos de las partes y asegura un rendimiento requerido
cuando las circunstancias cambian.
Para DocIRS, la Gestión de Contratos es similar a la
gestión de proyectos. Donde cada contrato es un proyecto. Cuenta
con un único objetivo, consume recursos, tiene una fecha de inicio y fin,
- conjuntamente con un calendario (Inicio-Fin-Periodicidad) establecido
de las obligaciones -, requiere la coordinación y
planificación de las actividades pertinentes, así como una bitácora que
integre la
documentación en archivos asociadas al contrato, durante todo el proceso.
Definición CMODocIRS
CMODocIRS, Contract
Management Office, es
una aplicación computacional especialmente diseñada y en permanente
desarrollo, para la gestión, control y seguimiento de contratos y
normativas, que se
implementa con servicio, al interior de la empresa del cliente. Se
define como una clase de la
Plataforma Tecnológica de Gestión de Calidad-DocIRS:
CMODocIRS permite realizar acciones eficientes
en la administración de cada contrato ingresado en sus registros. Donde
se han definido el conjunto de reglas y calendarios regirán el contrato,
minimizando los riesgos del proceso de cumplimiento. Es decir, los
contratos son personalizables y administrados en todas sus etapas de
aprobación, elaborando un historial de registros hasta su cierre
Herramienta y
Servicio
La herramienta está construida
completamente bajo la metodología
Simple-DocIRS
y su
Estrategia de Diseño, bajo la modalidad de
Software as a Service,
el cual es un
concepto que implica que en lugar de comprar el software, el cliente
está adquiriendo un servicio. El derecho involucra no sólo uso del software, sino
también hosting (alojamiento), servicios de infraestructura,
soporte de ingeniería, desarrollo evolutivo, mantención del hardware,
copias de seguridad de sus datos,
continuidad operativa (COB)
y todas las actividades necesarias para mantener la información en
operación y en línea.
Contrato
Se entiende por contrato, el acuerdo entre instituciones, a través del
cual una de las partes se obliga con la otra a cumplir con una
determinada prestación. Esto implica que entre las partes, surgen
plazos, garantías, obligaciones, multas y derechos, que deben ser
cumplidas en los términos que señala el documento firmado formalmente.
Este documento, lo denominamos contrato.
Normativa
Se entiende por normativa, el conjunto de reglas o leyes establecidas
dentro de la organización del cliente. Estas reglas, leyes y políticas
son institucionales y se refieren a un orden convencional adoptado por
las organizaciones para el cumplimiento de obligaciones.
Forma Contrato
La forma específica de un contrato o normativa es variable. Puede manifestarse desde
simples órdenes de compras hasta complejos contratos escriturados, los
cuales podrían contener múltiples garantías, obligaciones, entregables y
sanciones.
Captura y Síntesis
Una vez completado el proceso legal previo de adquisición, CMODocIRS
admite todas las formas de contratos y aplicación de normativas, capturando plazos
periódicos, conversaciones, archivos diversos con los términos de
referencia, anotaciones y cambios relacionados al contrato, que se
generan a lo largo del tiempo establecido. En efecto, cuando se
establecen contratos por un determinado tiempo con proveedores, la
herramienta permite localizar, controlar y documentar perfectamente estos contratos de
abastecimiento durante todo el periodo que comprenden las obligaciones
registradas.
Metodología
La metodología tipo WorkFlow, es concisa para la gestión de contratos y
normativas, administrado dinámicamente mediante plantillas jerárquicas y
sistema comunicacional.
La metodología de CMODocIRS, sí puede ayudar a descubrir y visualizar posibles ambigüedades en la definición de los compromisos,
como así mismo permite reaccionar anticipada y apropiadamente ante las
situaciones que van sucediendo durante el cumplimiento de las
prestaciones. Los errores u omisiones establecidas en el contenido del
contrato, no son parte de la metodología. Es decir, CMODocIRS asume
que se registran los datos del contrato en el sistema cuando ya está
elaborado, acordado y firmado entre las partes
El concepto metodológico sigue las mismas pautas de los procedimientos
generales de DocIRS (ver
Síntesis Gráfica de
la Metodología de DocIRS)
Sistema Computacional
El sistema computacional que DocIRS ha creado para el tratamiento de
contratos y normativas, es una variante de
PMODocIRS, el cual se sustenta en
la librería de objetos de
RobotDocIRS y en
Modelo de Atención de Apoyo
Gerencial y Software como Servicio
consolidado por DocIRS. Es decir, se extiende nuestra experiencia
hacia administración de contratos. Exitosa metodología
que ha ido evolucionando a lo largo de 5 años, especialmente con los
ajustes, mejoramiento y madurez del modelo. (Ver
La experiencia señala que PMO puede superar su
nombre y
PMO: ¿Porqué y Cómo?).
Atributos
CMODocIRS agrega valor a la gestión de contratos/normativas y a
su ciclo de
adquisiciones, dando visibilidad en la cadena obligaciones, entregables
y soluciones que requiere el cliente:
-
Aprobación de Control de Procesos
-
Interfaz de usuario personalizada
-
Los campos personalizables
-
Funciones personalizables
-
Informes personalizables
-
Los datos de importación / exportación
-
Registro de todo movimiento en Bitácora
-
Registro de Comentarios Transversal, Contrato,
Entregables
-
Notificaciones por correo electrónico
-
Búsqueda de texto completo
-
Seguimiento de entregables por Obligación
-
Integración con otros sistemas mediante XML
-
Gestión y Control de ciclos durante el contrato
-
Multi-moneda
-
Negociación de flujo de trabajo
-
100% Acceso remoto Internet
-
Presentación de informes Operacional y Gerencial
-
Gestión de plantillas
-
Acceso a los controles de usuario
Integración
CMODocIRS se integra con otras bases de datos o proveedores
de información, sean ellos&nnbsp; institucionales
o externos. En general, la integración se realiza mediante envió o recepción de parámetros, a fin de recibir o
despachar repuestas XML u otros formatos legibles. También,
el servicio incluye la creación de rutinas de consulta directa a bases remotas.
En caso de carga inicial de los datos, se migran datos desde bases de
datos o
planillas Excel.(Ver
Automatización de Procesos con Excel sobre un Sistema Web).
Reportes Centrales
De los datos recolectados, se configura en tiempo real un Reporte Global en Línea,
el cual publica en detalle todas las operaciones vinculadas a los
contratos, también un Panel de
Control con información agregada complementada con semáforos, el
cual está orientado a la Gerencia General.
Ambiente Operacional y Datos
CMODocIRS opera en plataforma Internet sobre un motor de datos SQL
Server, concebido para apoyar la gestión y los factores críticos,
proveyendo de información en línea, a los diferentes actores para su
control, seguimientos y toma de decisiones.
Para su uso, solamente se necesita un navegador Web y conexión a
Internet. Es una herramienta tecnológica estándar altamente
configurable, que admite cambios en corto tiempo en los formularios y
estructura de datos, dado que tiene arquitectura en capas y estructurada
sobre una tecnología universal basada en XML, que se ajusta rápidamente
al cambio.
Es decir, permite disponer nuevas funcionalidades sin dificultades.
Servicio
CMODocIRS es el complemento perfecto del servicio de participación
operacional e ingeniería del
equipo que administra el CMO
para nuestros clientes. El enfoque del Equipo de Ingeniería de Negocios está basado en los
fundamentos de Calidad Total y la Gestión del Cambio.
DocIRS cuenta con su propio Data Center de uso exclusivo para sus
proyectos y aplicaciones, acceso a bases de datos, navegación Web sobre un conjunto de servidores en Amazon, con soporte y monitoreo 24x7x365.
Contribución al Cliente
DocIRS en su búsqueda de nuevos desarrollos que aporten a la gestión de
sus clientes, está construyendo esta nueva solución de Servicio, Sistema
y Metodología que llamamos CMO. La solución está orientada a apoyar el
control de los compromisos contractuales y normativos de empresas que:
-
Posean contratos complejos.
-
Definan su forma de gestionar el negocio.
-
Tengan un riesgo normativo (sanciones) que pueden
impactar en los resultados vía gastos o menores ingresos (multas)
Nótese que DocIRS mantiene la misma línea conceptual
de PMODocIRS
que soporta el control de proyectos estratégicos, la gestión de
iniciativas podrían derivar en un proyecto o mantenciones correctivas de
sistemas en producción.
Nota: El servicio CMODocIRS, también cumple, - en
forma externa -, con la función de administración operacional del
control de obligaciones contractuales, SLA, entregables y otros,
mediante implementación de una Oficina de Gestión de Contratos, SLA y
Obligaciones (Servicio entregado por DocIRS), que se encargará de
controlar y realizar seguimiento a los SLA, compromisos contractuales, y
contingencias que posee el cliente.
Modelo |
