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¿Qué es la Implantación de un Sistema?
Resumen
La implantación es parte de la implementación, pero no
son lo mismo. La implantación es un proceso especial de inserción
del sistema en la institución, el cual debe ocurrir en el primer periodo por parte de sus potenciales usuarios. No obstante que la
herramienta adquirida o desarrollada es robusta y probada, no es suficiente para su inserción en la organización, pues requiere ser utilizada. La implantación entonces, es un proceso, que dice
relación con la gestión del cambio y es crucial para que los usuarios
comiencen a apropiarse del sistema. Es decir, que los clientes conviertan la
herramienta en una solución de su quehacer, explotando apropiadamente los
atributos, multiplicando la socialización del uso y el conocimiento sobre la
aplicación. (Nótese que estamos asumiendo que nuevo sistema es mejor que lo
anterior). La implantación debe romper hábitos y costumbres
culturales, intervenir en la pereza de aquellos que no quieren darse
la molestia de aprender o cambiar la forma antigua de interactuar, con
aquellos que se niegan a ver más allá. La implantación debe trabajarse con un plan muy bien
diseñado, de modo que pueda integrarse sin dificultades con los otros sistemas de la
organización y comunicar bien. A este efecto, es necesario diseñar medios de
comunicación eficaces entre los actores involucrados, controlar y registrar
evidencias del proceso. Identificar la metodología de coordinación que
contemple las mejores prácticas y normas. (Ver
PMO: ¿Por
qué y Cómo? Por tanto, la implantación contiene una importante componente política, y debe contar con el apoyo irrestricto de la alta gerencia La forma de evaluar el éxito de un proceso de
implantación una vez finalizada esta etapa, pasa por los mejoramientos
significativos que obtendrán los usuarios en sus tareas y por el “rating”
que le entregan sus clientes. Es decir, por la facilidad y mejoramiento que tengan los clientes
en obtener información oportuna y exacta; por la
cobertura sobre los usuarios pertinentes (población objetivo). Es decir, la
proporción de usuarios del sistema, debe ser creciente y significativa con
respecto a la población a cubrir. El óptimo es que la cobertura o
número de usuarios que acceden al sistema, tienda al total. Para la implantación existen variadas metodologías.
DocIRS utiliza una etapa llamada piloto, la que implica poner en marcha el
sistema con un grupo selecto y representativo de usuarios, a fin de comenzar
a consolidar la operatividad, complementar o corregir las funciones del
análisis inicial e ir paulatinamente ampliando su utilización hacia el conjunto de la
institución. La metodología
de implantación debe describir paso a paso el proceso, a través de un
conjunto de actividades que apunten hacia el acceso y uso del sistema. Es
decir, la metodología debe contemplar el diseño de un conjunto de
indicadores con metas medibles. Nótese que, para llevar a cabo este proceso de
implantación, se debe contar con un equipo operativo que visite a los
usuarios, una mesa de ayuda, soporte del área de informática ciertamente, y
configurar una red de comunicación entre los usuarios para que se ayuden
entre ellos. (Ver
Fundamentos Teóricos de los Lenguajes Estructurados 1. Implantación de Software World Class
Una alta ejecutiva de una prestigiosa universidad, junto a su equipo, debía trabajar con científicos y docentes de decenas de facultades en el ámbito del tratamiento documental de publicaciones de investigación científica.
La elección del software se fundamentó en un proceso exhaustivo de consultas, análisis, recomendaciones y pruebas que derivaron en un diagnóstico claro. Con esa información, la dirección académica tomó la decisión de adquirir la licencia, dado que la solución cumplía con todos los requisitos del negocio y, además, funcionaba completamente en la nube (100% cloud computing). Esto implicaba que solo se requería una conexión estable a Internet para acceder a las funcionalidades definidas para administradores y usuarios.
Sin embargo, surgieron dos desafíos importantes:
Respecto del primer punto, el Area de Informática contaba con una solución interna basada en bases de datos, sobre la cual podían construir interfaces adicionales. Estaban dispuestos a seguir desarrollándola con el objetivo de mantener su uso dentro de la universidad y, de una u otra forma, presentaron obstáculos frente a la adopción del nuevo software externo.
El problema radicaba en que dicha herramienta interna no había logrado responder a las necesidades de búsqueda, cruces de información, estadísticas y novedades requeridas por los investigadores. Durante largo tiempo, tanto el equipo responsable de la gestión de publicaciones científicas como los usuarios solicitaron mejoras, pero estas no llegaron ni con la calidad necesaria ni a tiempo.
En otras palabras, los "clientes internos" no fueron escuchados oportunamente porque el Area de Informática enfocó sus respuestas en las funcionalidades propias del sistema, en lugar de centrarse en las necesidades diferenciadas del quehacer investigativo académico.
Los altos niveles de competencia, la internacionalización de la investigación y el rápido avance tecnológico son factores que influyen directamente en la gestión del cambio dentro de las organizaciones. Si el Area de Informática —cuyo deber es brindar soporte transversal a toda la institución— no es capaz de levantar adecuadamente estos requerimientos y promover la renovación tecnológica, se expone inevitablemente a que los productos y servicios tecnológicos terminen siendo externalizados.
2.- Implantación Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS El equipo DocIRS ha tenido que lidiar en numerosas
ocasiones con la implantación de nuestra herramienta
PMODocIRS Sólo comenzar Implantando un
PMO (Project Management Office)
al interior de una institución, es una tarea muy trabajosa.
Fundamentalmente,
porque no es un servicio informático por excelencia, sino que es
un servicio de gestión del cambio, que cuenta con definiciones, reglas,
procedimientos e indicadores, con las cuales se configuran físicamente,
a través de un sistema
informático. (Ver PMO:
¿Por qué y Cómo?
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#1: Metodología