La “materia oscura” que dejan los sistemas de información gigantes, son aquellos baches que no se logran cubrir.
JEGC
 

Solución de Procesos No Cubiertos por la Plataforma Corporativa
Gestión de Calidad ~ Proyectos
José Enrique González Cornejo
10 de septiembre 2012

El artículo trata acerca de la eficiencia de Simple-DocIRS para la automatización de una serie de procesos importantes no cubiertos por los sistemas llamados World Class y que simplemente están siendo realizados manualmente o con deficiencias dentro de las empresas.

El artículo intenta responder a las preguntas de un cliente, acerca del porqué las herramientas de Simple-DocIRS son complementarias e integrables con estas plataformas gigantes.

Se señalan varias referencias a este innovador método, el cual está especialmente diseñado para ser completamente personalizable y adaptarse a las necesidades de cualquier negocio, con un estándar de alta gestión de calidad, permitiendo  a los clientes operar bajo cualquier certificación IT.

 
  • Pregunta del Gerente

Un gerente de una compañía minera importante, preguntó a nuestro Gerente de Tecnología y Negocios, si el sistema basado en Simple-DocIRS que le estaba ofreciendo como solución pretendía competir con el sistema institucional que costó varias decenas de miles de dólares.

¿Acaso las aplicaciones del Método Simple DocIRS, podrían tener sentido frente a la enorme plataforma de tipo universal que la empresa compró para el control y seguimiento de procesos y proyectos?

La respuesta fue clara y precisa, obviamente NO, pero si debemos dejar claro que las plataformas World Class no son una panacea tecnológica y dejan un espacio vacío significativamente grande en el quehacer de las empresas.

Ciertamente, DocIRS no intenta competir con esas plataformas corporativas ya implantadas, sino integrar en forma eficiente aquellos requerimientos que no tienen cobertura a corto plazo o  nuevos procesos que dicho sistema es incapaz de realizar. Por tanto la solución propuesta debe considerarse como una extensión del sistema corporativo.

 
  • Diferentes escalas y objetivos de solución

Los sistemas TI que el gerente comparó, tienen diferentes escalas de magnitud y diferentes objetivos. La figura muestra dos maquinas como ejemplo, para intentar ilustrar la diferencia que existe entre la oferta de solución de DocIRS y el sistema corporativo.  

Ambos necesarios para procesos de magnitudes diferentes


Ahora, si la institución no ha adquirido aun el sistema para la gestión, control y seguimiento de proyectos, iniciativas, mantenciones correctivas,... Entonces, directamente recomendamos comenzar con las herramientas de Simple-DocIRS y su Estrategia de Programación, que opera bajo la modalidad de servicio externo, donde el software se adquiere como servicio y no como un producto. (Ver Modelo de Atención, Software as a Service/Cloud Computing).
 
 

  • La propuesta de DocIRS

La propuesta de DocIRS, se realiza para suplir y automatizar una serie de procesos importantes en determinadas áreas o departamentos. Procesos que no son cubiertos por este tipo de sistemas gigantes, o cuyo desarrollo toma demasiado tiempo o tienen un costo demasiado alto desarrollarlos dentro del ambiente institucional.

Las herramientas de Simple-DocIRS están basada en Web y tienen la capacidad de automatizar cualquier tipo de proceso dentro de una organización. Este innovador método se ha ido desarrollado desde principios del año 2000 en ASP, .NET, Dom Javascript sobre SQL Server. El sistema está especialmente diseñado para ser completamente personalizable y adaptarse a las necesidades de cualquier negocio que esté por impulsar la gestión de calidad. En efecto, Simple-DocIRS es una solución para maximizar la productividad, la comunicación y la eficiencia dentro de su organización, no importa cuál sea la industria.  

  • Las herramientas que Simple-DocIRS ofrece, permiten:

- Formas de auditoría detallada
- Trabajo fácilmente controlado y habilidades de organización
- Aumentar y mejorar la comunicación global
- Expandir Transparencia
- Seguridad garantizada
- Almacenamiento y Registro de Evidencia en todas sus versiones.

 

  • Materia Oscura

En efecto, la “materia oscura” que dejan los sistemas de información gigantes, son aquellos baches que no cubre el sistema, pero que sí emiten suficiente “radiación”  para transformarse en procesos importantes que requieren automatización. Es decir, el sistema corporativo no los soluciona. Por tanto, su existencia se manifiesta y debe ser cubierta manualmente con muchas Horas Hombre de personal, - generalmente en planillas Excel-, extrayendo datos de ambientes diferentes, para poder configurar la información.

Justamente, aquí aparece Simple-DocIRS, con el cual es posible configurar y personalizar soluciones muy eficientes en plataforma Internet. Ofreciendo la posibilidad de ir, pieza por pieza, creando una plataforma apropiada, para responder a cada necesidad específica, con integración y continuidad operacional probada.

Incluso estos sistemas corporativos gigantes requieren de la solución DocIRS, para poder tener éxito en su implantación. Efectivamente, la herramienta central de la solución DocIRS, es una metodología especializada en Ingeniería de Negocios, con una potente herramienta computacional PMODocIRS©2.0, que entrega el apoyo necesario para realizar el control de la correcta implementación de desarrollos tecnológicos.  

  • Excel: como siempre

Cuando DocIRS ofreció su solución a esta compañía minera, lo hizo en función del previo levantamiento y análisis de la forma como uno de los departamentos controla proyectos. Departamento que no cuentan con un sistema "Ad hoc" que pueda generar los reportes que se necesitan. Por esa razón, el área buscó la típica y tradicional manera manual, de importar datos de diferentes fuentes del sistema gigante, para después rematar todos los cruces y procesos manualmente en Excel.(Ver artículo Cómo automatizar Procesos con Excel hacia una Base de Datos y Sistema Web). Sin mencionar que la parte comunicacional y de registro de evidencias, la cual es llevada mediante correos electrónicos y llamadas telefónicas, hecho que es, al menos cuestionable, por todas las certificaciones de gestión de calidad TI.(Ver Servicio PMO y Comunicación PMO)

En más de una ocasión DocIRS ha desarrollado aplicaciones en instituciones que tienen operando hace varios años plataformas de datos y aplicaciones gigantes, como SAP, ERP sobre Oracle, u otras unidades de almacenamiento diferentes. Es decir, en organizaciones que frecuentemente utilizan grandes plataformas universales de base de datos en su arquitectura de sistemas de información, donde naturalmente pretenden cubrir todos los procesos en cada área que requiera automatización y control de procesos. Sin embargo, - para el pesar del gerente -, la materia oscura continua apareciendo y de forma muy importante.  

  • ¿Cuál es el problema? 

Bueno, el problema es que el gerente asumió que con su plataforma universal iba a dar cobertura a cada requerimiento importante de la compañía e invirtió un monto significativo de dinero con ese propósito y cualquiera podría cuestionarle ¿Por qué tiene que recurrir a una herramienta externa para solucionar estos vacíos?  ¿Es que tomó una mala decisión? 

  • ¿Cómo se dan estos vacíos o procesos que no tienen cobertura por los sistemas gigantes?

Ellos surgen, porque es necesario controlar nuevos procesos o nuevas variantes que surgen del negocio, a veces  por un periodo relativamente corto y que la plataforma genérica habría que programarla, probarla y ponerla en producción para obtener registrar datos. En síntesis, un requerimiento de negocio rápido que debe estar en producción en una semana, el Área de Informática le da un plazo de 4 meses para el entregable. También aparecen otros requerimientos de reportes, que deben cruzarse con datos operativos de fuentes externas, y que no son capturados por el sistema universal, etc... 

  • Solución Express DocIRS

Las soluciones express que DocIRS ha implementado con Simple-DocIRS, funcionan preferentemente sobre un motor de datos SQL Server, dotado de una visión global, para la integración con otros procesos y sistemas basado sobre XML y Web Services. El modelo de atención de servicio contempla el apoyo de un equipo de ingeniería con experiencia y hosting.(Ver Modelo de Atención). Cubriendo  y complementando todos los vacíos en corto tiempo.

La experiencia señala que nuestras soluciones, para problemas específicos, - que eran tratados en forma semi manual por los clientes-, han sido positivas para nuestros clientes. En efecto, en términos de costo y rapidez de desarrollo, evolución de requerimientos, mejoramientos, integración de datos, autonomía y mantención en general.

La razón es el conocimiento y oficio que DocIRS ha adquirido a lo largo de los años trabajando este tipo de soluciones y la estrategia del Método Simple.(Ver Estrategia de Diseño Simple).  

  • Solución sistema externo al ambiente corporativo

Naturalmente, poner en marcha un proyecto con un sistema externo al ambiente corporativo tiene también desventajas. En efecto, nuestra experiencia muestra que generalmente tienen una serie de aplicaciones que insertan, actualizan y editan sobre las bases de datos que tiene históricamente operando la institución. Bases de Datos, desde la cuales, - muchas veces-, la solución DocIRS debe cargar consultas y también registrar datos. No obstante el equipo de DocIRS, ha encontrado formas de consumir estos servicios y ofrecerlos sin mayores dificultades. (Ver Diseño Clase   ~ Sintetizador ~ Conector) 

  • Comparar peras con manzanas

Es claro que poner en la balanza estas soluciones es comparar peras con manzanas, dado que depende del tamaño de la solución, del tipo de solución, del presupuesto, de los recursos humanos y materiales, etc.. El ejemplo más clásico que se utiliza, es que si vas a correr la Carrera de Mónaco es mejor un Ferrari, pero si vamos a trabajar transportando y movilizándonos dentro del sistema de trafico territorial, es mucho mejor un Volkswagen. El ejemplo anterior, ilustra de mejor manera la diferencia que existe entre estos sistemas grandes que intentan englobar todo el quehacer de una compañía y las herramientas de DocIRS. 

  • El gerente constata

Finalmente el gerente de la compañía constatará, que cualquier estudio y la propia experiencia evidencian que los costos de administración de un sistema computacional global, es varias veces más caro que las herramientas desarrolladas sobre el Método Simple.



Artículos Relacionados