Algoritmo
Estimación Indicadores PMO

José Enrique González Cornejo
Marzo 2010

 

Introducción

Se describe el algoritmo en dos capítulos. El primer capitulo llamado "Formulación General", donde se establecen las formulas generales del modelo con un enfoque matemático formal  y en el segundo capitulo, "Descripción de los Indicadores de Gestión" donde se realiza un descripción y formulación específica de los cálculos con una notación explicita de cada variable incluida en el modelo.

Estas variables, cuantitativas y discretas, corresponden a diversos conjuntos de observaciones asociadas a los proyectos, las cuales ordenadas y organizadas bajo el modelo que se describe a continuación, constituyen el sistema de indicadores PMO Empresa A - Empresa B. En efecto, con estos valores y otras mediciones se establece una nota parcial, para posteriormente cuantificar la percepción cualitativa de la gerencia y obtener un indicador o escalar ponderado, que señale un valor representativo.

La planillas abiertas a los usuarios,  permiten visualizar todos los detalles de la calificación y consolidar el sistema de medición a nivel de gestión y desempeño. En la vista de los indicadores,  se puede filtrar y visualizar los resultados  por todas aquellas celdas, cuyo fondo cambia a color rojo oscuro cuando se pasa el mouse por encima. Los promedios de cada columna de la submatriz V se  localizan en la última fila y varían en función de la filtración realizada.

I.- Formulación General

El modelo se estableció con datos objetivos categorizados (medidas de conteo), que pueden contarse y/o medir su frecuencia, y desde ahí calificar con puntajes ponderados los indicadores. Los cálculos se realizan aplicando, en la mayoría de los casos, una relación funcional normalizada, definida en el intervalo Real [1,7]. En efecto,  la función l que tiene la siguiente forma:

          [1]

Donde Vi ³Vj, son frecuencias del mismo conjunto. Es decir, el conjunto de elementos j es un subconjunto del conjunto i, normalizado por l y Vi ¹ 0  (El algoritmo asigna el valor 1 cuando no tiene datos). De este modo el valor de la función  l varía en la escala de notas entre 1 y 7 ( 1 £ l ³ 7).  En algunos casos, para evitar esta indefinición, se utiliza en el denominador la función Máximo del valor estimado  y 1.

Ejemplo

Cuando no se aplica la función l para la estimación de algunas notas, se utilizan técnicas de ponderación y funciones por tramos o intervalos de clases.

La fórmula de la función l ,  los pesos e intervalos de clase han sido asignados en base al conocimiento y a la experiencia conjunta, realizada por los equipos de Empresa A, Empresa B y DocIRS a lo largo de casi dos años. Es decir, los coeficientes utilizados son susceptibles de ser ajustados  y ser cada vez más precisos.  El servicio y la aplicación, han permitido a DocIRS capturar en forma exacta y oportuna los datos, disponer de un medio de comunicación efectivo entre todos los protagonistas e ir consensuando el presente  sistema de medición.(ver Madurez del PMO)

El informe Sistema de Indicadores, generado en línea, desde la base de datos PMO, está conformado por dos tablas asociadas al estado de los proyectos:

i)  No Finalizados
ii) Finalizados

Distribución Global del os Ponderadores

Los cálculos sobre estos dos informes o tablas, se procesan bajo las mismas fórmulas del modelo, sólo que ocurren en momentos diferentes. Los resultados de los No Finalizados van variando en función de los cambios, al cual está aun sometido el proyecto cuando se está ejecutando (o suspendido o pendiente). No así un proyecto Finalizado, el cual recibe una nota en en función de las variables de ese instante. Eventualmente, podría variar este resultado, en caso de que se ajuste nuevamente la nota con la Satisfacción del cliente.

El período que utiliza DocIRS para publicar los resultados de los indicadores es semanal, y actualmente se está configurando un cubo (data Mart) con estas vistas.

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 Nota acerca del  Algoritmo Estimación Indicadores PMO

Se entiende que la presente descripción del Sistema de Indicadores PMO, es un preludio de un mejoramiento continuo en la medición y que proporciona una visión que permite entender mejor la línea de acción que hemos desarrollado.

El equipo de DocIRS, conjuntamente con todos los profesionales involucrados en los proyectos Empresa A - Empresa B, han trabajado permanentemente en el análisis concerniente al desarrollo y evaluación de métodos para calcular los resultados numéricos de los indicadores. Los datos de los proyectos del PMO constituyen la información de entrada; los resultados requeridos son la información de salida y el método de cálculo es lo que denominamos algoritmo.

Es claro que consolidar un sistema de medición, es un problema complejo que ha requerido más de 18 meses de trabajo. También es sabido, que pueden encontrarse varios algoritmos  para producir la información de salida que se requiere y que debíamos escoger el más pertinente. Hay varias razones para preferir un algoritmo en vez de otro, pero dos criterios obvios son la rapidez y la exactitud, Este último criterio, dice relación con la minimización del error, que es lo que estamos logrando con el lenguaje PMO en uso y las medidas positivas. (ver Madurez del PMO)

Es necesario hacer notar que la medición está diseñada en dos estados, la primera cuando el proyecto está en proceso (i.e. No Finalizado), período durante el cual el sistema va estimando una nota parcial, y el segundo momento cuando el proyecto Finaliza, donde se estima la Nota Final. Esta nota será siempre bonificada cuando finaliza un proyecto, dado que la nota se incrementa proporcional y positivamente en función de la cifra con la satisfacción del cliente.


Estructura de la Fuente de datos Proyecto PMO

Cada actividad asociada a los proyectos del PMO está dotada de registros y conteo de:

  • Fecha Inicio

  •  Fecha Fin

  •  Estado (Pendiente, En_ Ejecución, Suspendido Eliminado, Finalizado)

  • Nota Satisfacción

Más una serie de registro de puntos de alertas relacionados a la bitácora del Libro de Comentarios.

 

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