El dilema es no contar con un adecuado marco tecnológico, que permita determinar "cartesianamente" la relación Contrato- Obligación-Cumplimiento.
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Tecnología y Data Análisis
Urgente Necesidad para el Tratamiento de Contratos y Normativas
29/11/2016
 

Indice Artículo
  • ¿Cómo evitar el incumplimiento de Cláusulas de Contratos?
     
  • ¿Cómo lograr que las normativas internas y regulatorias no sean letra muerta?
     
  • ¿Cómo ahorrar montos significativos de dinero que se acumularon, por no controlar los compromisos contractuales o normativos?
 
 

Resumen

Artículo orientado a señalar el enorme gasto de recursos que son evitables. La implantación de la Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de Contratos y Normativas CMO, en términos de eludir deficiencias en el control de obligaciones y en definitiva economizar en el pago de montos de dinero que al mediano y largo plazo, suman cifras contundentes.

La inovación de DocIRS es una solución que  ejerce un control efectivo, dado que se localiza un sensor sobre cada obligación del contrato y apunta preventivamente hacia la persona/área/departamento que debe realizar la tarea de control del cumplimiento especificada.

En síntesis, CMO no sólo estructura una robusta base de datos, sino que también avisa anticipadamente a los actores responsables de cuáles son los pasos de la gestión a realizar y sus plazos. También incorpora minería de datos, data análisis, codificación de facturas para determinar en forma precisa la obligación y sus origenes de servicio.

 


 

Introducción

Está demostrado que los montos anuales acumulados por concepto de incumplimiento de obligaciones, consideradas marginales en un contrato o normativas que regulan un mercado, suman cifras de enorme magnitud, en cualquier institución y aún más para un país como Chile1.

El equipo de DocIRS ha trabajado el tema del tratamiento de contratos por más de seis años desde un punto de vista de dar solución práctica,  a través de su concepto de gestión y tecnología basado en el  Método Simple,  metodología propia lograda a costa de resolver problemas. Es decir, extrayendo  significados posteriores  desde la experiencia empírica, sin utilizar inicialmente conocimientos teóricos.

Sin embargo, paralelamente de una forma global, teórica y económica en este mismo tópico se estaba investigando en la llamada Teoría de Contratos, desarrollada por los dos ganadores del Premio Nobel de Economía, Oliver Hart y Bengt Holmström, con el fin de comprender las imperfecciones en la negociaciones producto de los contratos, lo que demuestra la importancia del tema.

El enfoque con que inició DocIRS la construcción de la Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de Contratos CMO, fue para ahorrar dinero a las empresas, pero su implantación fue demostrando efectos positivos en ordenamiento y responsabilidad de aplicar una metodología más rigurosa en el funcionamiento del personal involucrado, sobre las variables que dificultaban la gestión.

Las cifras agregadas a nivel macro de malgasto  a causa del no control oportuno sobre las obligaciones, no es exagerado manifestar que se podrían construir varios puentes ”Cau Cau” en un quinquenio, donde al menos el monto de la pérdida se visualizaría y el derroche no quedaría impune.

La filtración no controlada, en términos de carencia de revisión de los entregables, circulares, renovaciones automáticas sin control, evitar llegar al cobro de multas, incluso a veces fraude por ausencia de firmas autorizadas, son una tarea pendiente para numerosos gerentes que trabajan sobre las Cuentas institucionales e incluso la Cuentas Nacionales.

El importe que se consigna como compromiso en un contrato o normativa, y que se continua pagando estando ya vencido, pago por multa por retrasos, costo por asignar personal a la solución o realización de la tarea no cumplida, o el costo de oportunidad por no gasto de sumas de dinero en la fecha establecida en que el documento que se firmó y autorizó, es una sumatoria infinitesimal, pero que al fin de cuenta se va transformando en una cifra considerablemente significativa.

Nótese que para aplicar CMODocIRS sobre los contratos de proveedores de una firma, se asume que las obligaciones están bien definidas en dichos documentos. Es decir, para introducir al sistema cada una de las obligaciones se deben especificar entregables medibles en determinadas unidades físicas  durante un periodo de  tiempo. 

Tendencia: Multas e Incumbencia

Así mismo, dado los grandes cantidades de obligaciones, - sean periódicas o discretas-, producen insuficiencia del personal para dar cuenta eficaz acerca de las modificaciones de contratos o normativas, cambios autorizados durante el desarrollo de un contrato. Este tipo de cláusulas requieren ser revisados habitualmente para evitar acontecimientos y gastos posteriores.

Más aun, para determinadas compañías se hace necesario introducir cláusulas especiales con los proveedores, debido a la tendencia al aumento de las multas por normativas medioambientales, razón que incrementa el riesgo de filtraciones.

Es claro que para tener control sobre un conjunto de contratos o normativas que contienen en su interior una cantidad de obligaciones a cumplir, se requiere tecnología. En efecto, dada las deficiencias comunicativas, ausencia o ambigüedad en la distribución de responsabilidades, revisión y aprobación de entregables registrados con todas sus coordenadas.

Según nuestra experiencia, las empresas tienden a centralizar equivocadamente el control de estas obligaciones, localizando la tarea en un ente administrativo, que no posee el conocimiento y autoridad para fiscalizar su cumplimiento. Sin embargo, a través de la comunicación efectiva que se implanta con CMO, sí es posible lograr colocar la incumbencia sobre el responsable directo de la obligación. Es decir, disminuir el área de  incertidumbre y alcanzar más simetria en la información pertinente. (Ver Hipertexto: Tratamiento Documental de Datos)

Lo anteriormente dicho, no dice relación con el control de pasivos contingentes, por aumentos de precios,  cantidades u otras variables que no pueden ser registradas como obligaciones válidas, pero si justificadas por escrito (adjuntando archivos, imágenes, copias de documentos) en una bitácora centralizada y asociada a cada Contrato-Normativa-Obligación en el sistema. 

Innovación: Función de Control Efectivo

Está dicho que los contratos son forzosamente "imperfectos",  y cuando son numerosos requieren de un sistema computacional en línea que aborde esta problemática. Esa es una de las formas de gestión probadas para tomar control las posibles  goteras. La Comunicación Efectiva también involucra el concepto de control efectivo, puesto que actúa como un sensor en cada obligación. Sensor que apunte su láser hacia la persona/área/departamento que debe realizar la tarea de cumplimiento de la obligación especifica.


CMO está precisamente diseñada para suplir ese objetivo de una forma suficientemente detallada, la cual permite controlar las cláusulas de cada contrato y facilitar la auditoría en el instante que se requiera, previniendo a los actores responsables de cuáles son los pasos de la gestión a realizar y sus plazos.  Es decir, mitigando en gran parte lo que Oliver Hart y Bengt Holmström denominan las variables que dificultan la gestión de contratos; "asimetría de información",  "incertidumbres" y  "divergencias de intereses".

La relación que desempeña el sistema CMO, - entre otras funcionalidades-, se puede describir como una función F de dos variables:

Donde para cada obligación obi existe un sensor si,  tal que  F le asigna un responsable rj (o un circuito o flujo o secuencia cruzada de responsables representados por rj que se deben hacer cargo de la acción. Es decir, la formulación responsable contiene casos donde se requiere un conjunto de firmas o aprobaciones para cumplir con la obligación).  Así mismo, CMO previene, - por los más diversos canales de comunicación-, a todos los actores registrados y almacena en la bitácora respectiva todas las acciones (comentarios, entregables, aprobaciones, entregables, peticiones, respuestas, etc..) y admite configurar comités electrónicos en torno a las obligaciones. 

Ejemplo Básico y Casos

Supongamos una institución tiene 180 contratos anuales con proveedores externos, por un monto global de USD 500.000.- con un promedio de 30 obligaciones por contrato, dentro de las cuales hay la mitad entregables periódicos y la otra mitad discretos. Asumamos en forma optimista que se nos produce una filtración del 1% de obligaciones no cumplidas en su totalidad, porque no fueron controladas detalladamente. Es decir, de 5400 cláusulas, por razón de tamaño o importancia, no se controlaron o no se revisaron apropiadamente 54 obligaciones. También puede ser que el porcentaje de no control es menos del 1%, pero basta que el carácter de la obligación tome ribetes graves y las pérdidas se transforman en cifras impensadas cuando se estableció el contrato.

N° Contratos Promedio Obligaciones N° Total Obligaciones N° de Filtraciones
180 30 5400 54

Es decir, se produjeron pequeñas multas, trabajo adicional por procesos administrativos (fiscalía), reclamos, insatisfacción de clientes, demora de pagos, dinero provisionado no utilizado (costo oportunidad del dinero), cambios en los planes de proyectos por reasignación de recursos, daño a la imagen de la institución o empresa y repetición de las tareas para completar el trabajo requerido (resignación de RRHH a la solución).

Analicemos algunos potenciales casos de pérdidas por No-Control, que ciertamente la plataforma CMODocIRS evitaría previniendo y registrando todas las evidencias de aviso:

  • Caso1. Si suponemos que las multas asociadas a no cumplimientos normativo de la empresa del ejemplo básico, pueden llegar a USD 200.000 (esto debido a que no todas las normativas poseen regímenes de multas), el 1% de incumplimiento puede llegar a USD 10.000. Esto sin considerar que si un incumplimiento se hace reiterado con aplicación de multas puede llegar a cerrarse el contrato o concesión.
     
  • Caso 2. La gran mayoría de los contratos de construcción de obras para el estado se adjudican sin considerar imprevistos como: huelgas, catástrofes naturales, burocracia administrativa, cambios en las prioridades políticas, etc. Esto significa que la empresa contratista se ve obligada a generar reclamaciones vía judicial de los sobrecostos incurridos. Con la ayuda de CMO esto estaría documentado y con evidencias desde el día de inicio de obras facilitando la reclamación y algunos casos generan un aumento de presupuesto a tiempo.
     
  • Caso 3. En la actualidad la mayoría de las empresa sub-contrata servicios de aseo, pintura, tecnología, contables, promotores de ventas, cajeros, etc. Si estos servicios no están controlados en sus SLA (Service Level Agreement) y cumplimiento normativo pueden generar problemáticas bien complejas y costosas. Por ejemplo: si un empleado de una empresa de aseo se accidenta o muere cumpliendo el servicio contratado y la empresa contratante no controló la entrega del Formulario F30 (Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales), listado de empleados habilitados, existencia de reglas y aparatos de seguridad, etc. La empresa deberá pagar indemnizaciones, gastos médicos y multas, entonces un simple contrato de aseo por USD 50.000 al año podría costar USD 100.000.
     
  • Caso 4. Los contratos y normativas poseen fechas cruciales o “Dead Lines”, en particular los vencimientos de boletas de garantías, plazos contractuales para terminar un servicio, renovaciones automáticas por algún periodo, etc. Pues bien, los costos asociados a estos eventos son:

i) Indemnizaciones por renovación automática: si un servicio no es terminado según las fechas y condiciones establecidas en el contrato, se deberá indemnizar al proveedor por incumplimiento de contrato en un porcentaje del contrato, sin considerar los costos judiciales y de HH para eliminar al proveedor.

ii) No renovación de boletas de garantía: en este caso si un proveedor cae en faltas y la o las boletas están vencidas, el mandante no podrá recibir su indemnización en forma automática, cobrando la boleta de garantía, por el contrario deberá demandar al proveedor, con los gastos asociados a esa acción.

iii) Cambio de Proveedor: cuando se establece la necesidad de cambiar un proveedor, para aprovechar mejores precios (sobre todo en contratos largos) o mejorar tecnología, etc. Entonces, es muy relevante cumplir todos los pasos necesarios, definidos en el contrato para implementar estos cambios.

 
Data Análisis Relación Contrato-Obligación-Pago

Ahora, analicemos los beneficios de la solución tecnológica de CMODocIRS, como un módulo complementario al sistema de control presupuestario y de pagos. Es decir, aplicar una función inversa a los flujos controlados desde el contrato en forma clara y precisa, sino más bien partiendo de la avalancha de pagos,- con sus respectivos y eventuales riesgos de provisión-, los cuales se deben revisar y aprobar documentadamente por una unidad determinada de la institución.

El dilema es no contar con un adecuado marco tecnológico, que permita determinar "Cartesianamente" la relación Contrato-Obligación-Pago.  En efecto, al carecer de un sistema de codificación único, consistente y normalizado en la organización, se de debe recurrir a la minería de datos y data analisis.

Codificación: Elemento Fundamental

Teóricamente de acuerdo al tratamiento de contratos y las ciencias de la información, la codificación es el proceso de catalogar las obligaciones con un sistema alfanumérico desde su inicio en forma unívoca. La catalogación de cada ítem que constituyen parte total o parcial de un futuro pago, debe proporcionar la información para el seguimiento de su camino en la organización hasta la aprobación de su ejecución.

Está demostrado que un un sistema automatizado de codificación único, consistente y normalizado implica para la organización un tremendo ahorro de tiempo, disminución de los costos del proceso de facturación, autorizaciones rápidas, directa recuperación de los estados de las facturas, almacenamientos digital con accesos certeros a vistas, reportes, clasificaciones, etc...por los más diversos medios computacionales.

Pistas del Orígen del Servicio

Es muy frecuente que se pierda la pista de cuál es el origen del servicio en instituciones complejas que cuentan con centenas de los más diversos proveedores, y que se convierta en una verdadera odisea para el personal responsable determinar en cuál contrato-normativa-autorización que justifica el pago.

Con el servicio adicional CMO que ofrece DocIRS para automatizar informes gerenciales en línea, el error de identificación tiende a cero en un corto período de tiempo. Los procesos de minería de datos que se aplican para extraer información de todas las fuentes asociadas y disponibles, a fin de transformarlos en reportes precisos, permiten dar luz sobre aquellos conflictos interdepartamentales y pautas para el mejoramiento de los procesos de gestión.

Solución con Data Análisis

Asumamos existen centenas de contratos con múltiples de obligaciones cada uno de ellos, sin contar con la existencia de un sistema de codificación único de facturas sistemático y normalizado. Obligaciones que se distribuyen en un sistema complejo de áreas, gerencias, subgerencias, departamentos, etc.. los cuales requieren implementar los servicios del proveedor. Donde finalmente las solicitudes de pagos y/o facturas deben converger a una unidad de la institución que lleva el control de pagos, y debe autorizar su cancelación. Entonces:

  • ¿Cómo determinar el origen servicio, de un pago en un organismo complejo?
  • ¿Cuáles son los montos reales de pago?;
  • ¿Cuáles y qué instancias participaron en la autorización?

En síntesis  una organización compleja debe realizar decenas de miles de pagos a proveedores a través de sus diversas divisiones, donde en el proceso de monitoreo se pierden las pistas en su ramificación final, y es humanamente muy difícil encontrar los antecedentes que permitan determinar, contra qué obligación (contrato, orden de compra, multa, seguro,..etc ).  A pesar que existe documentación y sistemas informáticos con sus bases de datos asociadas  a los pagos, es un problema tener el tracking y el origen preciso de la o las obligaciones y contrato que las contiene.

¿Cómo cruzar en forma certera los datos, que generalmente son importados de esas diferentes bases de datos a miles de planillas Excel, por múltiples empleados?.

CMO permite implantar un sistema integrado de información con una base de conocimiento asociada. Este salto cualitativo significa hacer minería de datos y data análisis, dada la carencia del cliente de un sistema automatizado de codificación de facturas.

La herramienta CMODocIRS, permite incorporar un modulo adicional en la herramienta con la funcionalidad de codificar facturas, poniendo recursos humanos capacitados, a fin de determinar certeramente los Orígenes del Servicio.

 

 i)  Comenzando por minería de datos desde las diferentes fuentes de datos que operan en la institución atingentes a los contratos, facturas, modificaciones, firmas de comité, y diferentes registros en dichas bases de datos.

ii) Buscar patrones de intersección sobre datos estructurados y desestructurados, programar funciones que realicen tratamiento estadístico de los datos para ir determinando los ampos de cruce que determinen en forma univoca las llaves de cruce;

iii) Revisar y probar los procesos manualmente, ir centralizarlos en forma estructurada en una base de datos;

iv) Comenzar a crear rutinas automatizadas que transformen periódicamente la data en reportes e informes gerenciales y detallados.(Ver Información Integrada para una Gestión Eficiente)

v) Mejorar el sistema instalando una herramienta computacional y recursos humanos para la codificación de facturas, con lo cual se completa un circuito completo del CMO, sin intervenciones externa y se disminuye el error a casi cero.

 
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