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Introducción
El concepto Mesa de Trabajo1,
parte de la premisa que es una instancia de
coordinación, gestión y control de proyectos, donde se
genera un diálogo entre las diferentes partes
involucradas. Es decir, se define también como una
auditoría y evaluación, para buscar falencias y
soluciones. Por tanto, el objetivo2 es dar lugar a la configuración de
diagnósticos y análisis para la toma de decisiones
atingentes y contingentes.
Las Mesas de Trabajo surgen de la
experiencia en la
implantación
y trabajo con
PMO
(Project Management Office), al interior de una serie de
instituciones en los últimos años. En el discurso,
todos están de acuerdo de generar un trabajo articulado
que permita desarrollar y promover las buenas prácticas
en la gestión de calidad de los proyectos. Sin embargo,
la implantación de un PMO riguroso basado en la
Comunicación Efectiva, es difícil.
Unidad de Medida
Así mismo para DocIRS, la Mesa de
Trabajo
representa una unidad de medida, para estimar, - en
forma más apropiada-, los costos de la implementación
del servicio DocIRS.
Es decir, la Mesa de Trabajo
DocIRS representa una forma más integral de medición
y comprensión del servicio, en comparación con la medida
usual de cálculo llamado HH (Horas Hombres), que es un
simple escalar.
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En efecto, una Mesa de
Trabajo, - para DocIRS-, está compuesta
por 3 factores:
i.
Profesionales Especializados
ii. Metodología de Gestión de
Calidad
iii. PMODocIRS, Plataforma
Tecnológica (Herramienta computacional
sobre Internet )
Por tanto, el dimensionamiento, está
basado en el servicio requerido mediante Mesas de
Trabajo.
Toda Mesa de Trabajo está
inserta en el marco de un proyecto y es periódica,
preferentemente semanal. (Ver ¿Cómo se mide el Avance de un Proyecto?)
Coordinación y Entendimiento
A partir de este concepto, surge el
entendimiento entre las partes y se implementa el
servicio de seguimiento, control y administración de la
información, para entregar data organizada, indicadores
sobre una serie de tareas, reportes, alertas, puntos de
control, bitácora y todo aquello concerniente a la
Mesa de Trabajo definida al interior del proyecto.
Es decir, todos estos recursos están
interrelacionados y serán monitoreados integralmente,
para asegurar su éxito.
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Conceptos Relativos a la Mesa de Trabajo3
I. Condiciones necesarias para el correcto
desarrollo del servicio
• Valor de los compromisos:
Es fundamental para el éxito de los controles
que los compromisos adquiridos, planes trazados,
fechas comprometidas se cumplan y formalicen en
una unidad central y visible para todos los
usuarios pertinentes de la Plataforma
Tecnológica. De no ser así, el incumplimiento
debe tener un costo o sanción. La definición del
valor de las obligaciones adquiridas es una
tarea que debe remarcar la gerencia (Ver
Ruido en Informes Gerenciales). Obviamente,
si un incumplimiento de compromiso cuenta con
justificación apropiada, se registra y se
considera como parte de la dinámica del
proyecto.
Por tanto, se debe establecer
un criterio, dotado de una bitácora individual
por usuario y la falta no debe ser infructuosa.
• Obligaciones de lo
diversos protagonistas: Definir que cada
usuario declarado en la PMO, tiene el deber de
entregar información de calidad, validada y a
tiempo. La entrega de información a la PMO en
estas condiciones, es un deber y no un trabajo
adicional. Esta definición, debe quedar
claramente establecida por la gerencia desde los
inicios del proyecto.
II. Disponibilidad de Herramientas Tecnológicas
sobre Internet:
1. La Plataforma Tecnológica
de Gestión de Calidad, es donde se registran
todos los datos y herramientas de control. Este
sistema, - basado en el
Método Simple-DocIRS
-, es fundamental en la metodología de control y
seguimiento de los planes y proyectos que
administra las Mesas de Trabajo. Esta plataforma
opera bajo el Area de Desarrollo de DocIRS, la
cual cuenta con ingenieros y
analistas-programadores dedicados al soporte de
herramientas y reportes de información e
implementación de controles. El soporte está
dotado de infraestructura tecnológica para la
Continuidad Operacional DocIRS.
2. Metodología de Control Ad-Hoc:
para cada Mesa de Trabajo se definen las
prácticas, métodos y controles (basados en
herramientas tecnológicas), por ejemplo
reuniones de coordinación especiales, mensajes
de alerta, reportes especiales, etc.
3. Profesionales: Este punto
considera que DocIRS debe disponer de los
profesionales necesarios y pertinentes para
brindar un buen servicio. El paradigma que
DocIRS implementa en este punto, apunta a
automatizar la mayoría de los controles y
reportes, de ese modo dejar solo las
gestiones relevantes a cargo de los propios
usuarios.
Dinámica Post Mesa de Trabajo
Una vez cerrado y registrados los
compromisos en la
Mesa de Trabajo, comienza la dinámica para el
cumplimiento de lo establecido, siempre registrando la
evidencia en la PMO. Entendiendo que todo plan es
dinámico y no una “camisa de fuerza”, por eso las
justificaciones de cambios, atrasos e imposibilidad de
cumplimiento se deben siempre anotar en la PMO.
Los siguientes preceptos para su implementación:
a. Responder a los horarios
de entregas periódicas y el calendario de hitos,
puntos de control, respuestas de compromisos,
etc.. estructurados en la Mesa de Trabajo;
b. Colaborar con las areas en
sus procesos de trabajo y elaboración de
informes;
c. Procurar que estén a
disposición de los actores involucrados en el
proceso, la información necesaria para la
realización de las actividades;
d. Elaborar, tramitar y
emitir los reportes de las solicitudes de
aquellos que están en la acción y toma de
decisiones;
e. Atender situaciones de
índole contingente presentadas en las áreas,
procurando entregar la información pertinente y
una coordinación fluida;
f. Apoyar la realización de
actividades programadas en la PMO por la Mesa de
Trabajo, y toda acción tendiente a lograr su
buen funcionamiento y desarrollo del proyecto en
cuestión.
Conclusión
En conclusión, una Mesa de Trabajo para la Gestión, Control y Seguimiento de Procesos es una herramienta importante para mejorar la eficiencia, la calidad y la efectividad de los procesos dentro de un ámbito determinado, al facilitar la coordinación, el seguimiento y la toma de decisiones colaborativas entre los actores involucrados.
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