¿Qué es la Implantación de un Sistema?
José Enrique González Cornejo
17 de enero 2014

Resumen
La implantación es un proceso, que dice relación con la gestión del cambio y es crucial para que los usuarios comiencen a apropiarse del sistema. La implantación debe romper hábitos y costumbres culturales, intervenir en  la pereza de aquellos que no quieren darse la molestia de aprender o cambiar la forma antigua de interactuar


 

¿Qué es la Implantación de un Sistema?

La implantación es parte de la implementación, pero no son lo mismo.

La implantación es un proceso especial de inserción del sistema en la institución, el cual debe ocurrir en el primer periodo por parte de sus potenciales usuarios. No obstante que la herramienta adquirida o desarrollada es robusta y probada, no es suficiente para su inserción en la organización, pues requiere ser utilizada.

Gestión del Cambio

La implantación entonces, es un proceso, que dice relación con la gestión del cambio y es crucial para que los usuarios comiencen a apropiarse del sistema. Es decir, que los clientes conviertan la herramienta en una solución de su quehacer, explotando apropiadamente los atributos, multiplicando la socialización del uso y el conocimiento sobre la aplicación. (Nótese que estamos asumiendo que nuevo sistema es mejor que lo anterior).

La implantación debe romper hábitos y costumbres culturales, intervenir en  la pereza de aquellos que no quieren darse la molestia de aprender o cambiar la forma antigua de interactuar, con aquellos que se niegan a ver más allá. 

Componente Política de la Implantación

La implantación debe trabajarse con un plan muy bien diseñado, de modo que pueda integrarse sin dificultades con los otros sistemas de la organización y comunicar bien. A este efecto, es necesario diseñar medios de comunicación eficaces entre los actores involucrados, controlar y registrar evidencias del proceso. Identificar la metodología de coordinación que contemple las mejores prácticas y normas. (Ver PMO: ¿Por qué y Cómo?)

Por tanto, la implantación contiene una importante componente política, y debe contar con el apoyo irrestricto de la alta gerencia dado que no se reduce sólo a planificar y comunicar, sino también en superar los casos donde aparecen obstrucciones; carencia de apoyo de la tecnocracia corporativa; tratamiento con gestores adelantados y "winner"; romper las parcelas y feudos de información que se resisten al nuevo estándar;  evitar el bloqueo de las nuevas ideas por la inseguridad que ocasionan los cambios en la metodología de trabajo. (Ver Información Integrada para una Gestión Eficiente).

Evaluación del Exito o Fracaso

La forma de evaluar el éxito de un proceso de implantación una vez finalizada esta etapa, pasa por los mejoramientos significativos que obtendrán los usuarios en sus tareas y por el “rating” que le entregan sus clientes.

Es decir, por la facilidad y mejoramiento que tengan los clientes en obtener información oportuna y exacta; por la cobertura sobre los usuarios pertinentes (población objetivo). Es decir, la proporción de usuarios del sistema, debe ser creciente y significativa con respecto a la población a cubrir. El optimo es que  la cobertura o numero de usuarios  que acceden al sistema, tienda al total.

Metodología

Para la implantación existen variadas metodologías. DocIRS utiliza una etapa llamada piloto, la que implica poner en marcha el sistema con un grupo selecto y representativo de usuarios, a fin de comenzar a consolidar la operatividad, complementar o corregir las funciones del análisis inicial e ir paulatinamente ampliando su utilización hacia el conjunto de la institución.

La metodología de implantación debe describir paso a paso el proceso, a través de un conjunto de actividades que apunten hacia el acceso y uso del sistema. Es decir, la metodología debe contemplar el diseño de un conjunto de indicadores con metas medibles.

Soporte

Nótese que para llevar a cabo este proceso de implantación, se debe contar con un equipo operativo que visite a los usuarios, una mesa de ayuda, soporte del área de informática ciertamente, y configurar una red de comunicación entre los usuarios para que se ayuden entre ellos. (Ver Fundamentos Teóricos de los Lenguajes Estructurados)

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Ejemplos Basados Experiencias

1.- Implantación Software World Class

Una alta ejecutiva de una prestigiosa universidad y su equipo, deben trabajar con los científicos y docentes de decenas de facultades, en el ámbito del tratamiento documental de las publicaciones de investigación científica en el mundo. Con este propósito, adquirieron unos de los mejores sistemas computacionales que operan sobre plataforma Internet, para el análisis de datos de dichas publicaciones especializadas.

Obviamente, el software que adquirieron, lo realizaron sobre la base de consultas, análisis, recomendaciones y pruebas que resultaron en un diagnóstico. A partir de ahí, la dirección académica de la universidad tomó la decisión de adquirir la licencia, dado que cumplía con todos los requisitos del negocio y además el sistema es 100% cloud computing, de modo que sólo exige una buena conexión a Internet para su uso en sus diferentes perfiles de administrador y usuarios.

Sin embargo, se presentaron dos problemas a resolver:

  • Aceptación y apoyo del Area de Informática de la Institución

  • La Implantación del nuevo sistema.

Aceptación y apoyo del Area de Informática de la Institución El área de Informática tiene un sistema interno basado en bases de datos, sobre las cuales se pueden montar interfaces, que están dispuestos a desarrollar a fin de mejorar, y lograr que se continúe utilizando su herramienta.

El problema es que dicha herramienta no ha sido solución para las necesidades de búsqueda, cruce, estadísticas y novedades que requieren los investigadores académicos. A pesar que, por largo tiempo se formularon repetidas peticiones, tanto por el equipo responsable de la gestión de publicaciones científicas como por los usuarios, y no se dio ni la solución apropiada ni a tiempo.

Es decir, los clientes no fueron escuchados a tiempo, porque el área de informática centró sus respuestas y entregables en las funcionalidades del sistema y no sobre el quehacer investigativo y diferenciado de los académicos.

Los altos niveles de competencia, la internacionalización de la investigación científica, y el intercambio veloz de las nuevas tecnologías, son factores que explican e impactan la gestión del cambio al interior de las organizaciones. Si el área de la informática cuyo deber es el de soporte logístico a todas las instancias de la institución no logra levantar estos requerimientos y realizar la renovación, está condenada a externalizar los productos y servicios tecnológicos.

2.- Implantación Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS

El equipo DocIRS ha tenido que lidiar en numerosas ocasiones con la implantación de nuestra herramienta PMODocIRS (la cual es una componente de la plataforma), al interior de empresas, que requieren control y seguimiento de sus acciones, iniciativas, proyectos, mantenciones correctivas, etc... Con el propósito de evidenciar, transparentar, comunicar, conectar al conjunto de usuarios en el uso de la Plataforma de Gestión de Calidad-DocIRS.

Sólo comenzar Implantando un PMO (Project Management Office) al interior de una institución, es una tarea muy trabajosa. Fundamentalmente, porque  no es un servicio informático por excelencia, sino que es un servicio de gestión del cambio, que cuenta con definiciones, reglas, procedimientos e indicadores, con las cuales se configuran físicamente,  a través de un sistema informático. (Ver PMO: ¿Por qué y Cómo?)

 

 


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