Control al detalle de cada contrato, su proveedor, obligaciones, entregables, clausulas,..


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CMODocIRS©2.0
Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de Contratos

José Enrique González Cornejo
24 de febrero de 2011

 

CMODocIRS es una Plataforma de Control y Gestión de Cumplimiento de Contratos y Obligaciones, cuyo software y servicio de gestión de contratos y normativas, opera 100% sobre Web (Cloud Amazon), construido completamente bajo la metodología Simple-DocIRS y su Estrategia de Soporte permanente.  CMO puede aplicarse plenamente (incluida la integración con otros sistemas) en corto tiempo.

El despliegue es rápido, dado que la arquitectura está totalmente basada en servicios Web, extendiendo información vinculada a los cientos de contratos ingresados, junto con el control automático, gestión de desempeño, cumplimiento y riesgo.

La plataforma CMODocIRS  permite  gestionar el ciclo completo del cumplimiento de un contrato y está operando exitosamente desde hace varios años en instituciones que administran gran cantidad de contratos, bajo el Modelo de Atención DocIRS.

Ver   Tecnología y Data Análisis Urgente Necesidad Tratamiento de Contratos  

 



 

En síntesis la implantación del sistema CMO permite:

· En un mes, se centraliza la información de los proveedores y contratos con la metodología de tracking (Reportes, Alertas, SLA, etc), de ese modo se configura una cartera de proveedores ordenada y con controles sistémicos de la gestión centralizados.

· Permite a los dueños de los servicios, dedicar su tiempo a la gestión y no al control administrativo

· Con una sola persona  se podrá controlar la gestión de los dueños de servicios y contratos, lo cual disminuye el riesgo operacional relacionado con este ítem (proveedores)

· Se generan  alertas o matrices de aprobación de SLA´s con firmas electrónicas y resguardo de evidencias, para cada una de las obligaciones contractuales. Dentro de un mes se tienen ingresados al sistema, los contratos que el cliente defina que hay que controlar.

· Eventualmente, se puede incluir reportes para los sistemas contables o recibir información de sus sistemas.

· CMO no almacena los contratos sólo requiere una planilla con las obligaciones, SLA, controles etc. El servicio controla que todos los actores relevantes cumplan en tiempo y forma con lo acordado.

 

 

Respuestas a Preguntas Frecuentes

Pregunta Breve  Respuesta
¿La solución para el registro de la Ficha de Control de Contrato, implica sólo configuración, desarrollo o ambas modalidades?

Ambas modalidades. Se configura el primer día en forma inmediata la versión de base una vez completado el proceso legal previo de adquisición, el servicio CMODocIRS. De ahí admite implementar todas las obligaciones contractuales de la empresa en Fichas de Control de Contratos,  capturando plazos periódicos, conversaciones, archivos diversos relacionados a los términos de referencia, anotaciones y cambios al contrato, que pudiesen generarse a lo largo del tiempo establecido. La personalización del cliente de la plataforma, generalmente implica algún desarrollo menor.

¿La solución para administrar los documentos asociados al contrato, implica sólo configuración, desarrollo o ambas modalidades?

Sólo breve configuración paramétrica. Desde el primer día los documentos adjuntos se almacenan digitalmente dentro del sistema de servidores de archivos de DocIRS (ELB AWS) . El sistema además,  posee la rutinas y herramienta más que probada pare este efecto.  Buscadores, vistas y vínculos para su descarga. Las cargas pueden ser efectuados sólo por usuarios logeados (en sesión) en la plataforma. Es decir, acceden según  perfil de usuario con permiso declarados en la Matriz de Usuarios.

¿Su solución para administrar los documentos asociados a los contratos, cubre completamente o parcialmente el requerimiento entregado?

Completamente. Los documentos (archivos) se cargan en Bitácora específica de cada Ficha con etiqueta pertinente y observación. Su tratamiento documental se realiza desde diferentes vistas que construye automáticamente el sistema.

¿Su solución para el flujo devengo-pago cubre completamente o parcialmente el requerimiento entregado?

Completamente. Cubre desde el registro de una obligación contractual que gatilla un pago (entregable o acción), hasta la aprobación de este según la Matriz de Usuarios,  donde se definen las atribuciones de cada cliente. Es decir, permite  gestionar el ciclo completo del cumplimiento del contrato.

¿Cuánto es el tiempo (en meses) que requiere para implementar la solución propuesta?

Un mes. La solución comienza a operar con las funcionalidades fundamentales en la gestión de contratos, a lo más dentro de un mes, una vez puesto en marca el servicio. Reiteramos, DocIRS tiene la Plataforma de Contratos para implementarla de inmediato.   En efecto, la Plataforma Básica CMO tiene todas las funcionalidades esenciales de un contrato .  La evolución, ajustes propios del cliente, nuevas funcionalidades y nuevos reportes  específicos se van desarrollando dentro de los primeros meses. Cada funcionalidad incorporada se prueba, revisa y aprueba por el cliente antes de pasar a producción.

¿La solución propuesta admite la incorporación de nuevas funcionalidades más allá del requerimiento solicitado?

Si. Las funcionalidades requeridas fuera de los alcances definidos entre las partes,  se incorporan, pero con costos adicionales establecidos en el protocolo del contrato, previamente establecido entre las partes. (Ver Metodología DocIRS)

¿Es flexible su solución respecto de realizar cambios o modificaciones a los requerimientos inicialmente expuestos? Si. La cualidad central de la Plataforma Para es su flexibilidad. Mas detalles en:

http://www.docirs.cl/resumen_ejecutivo_cmo.htm
http://www.docirs.cl/contratos_tecnologia_necesidad_urgente.htm
http://www.docirs.cl/simple-docirs.htm
http://www.docirs.cl/estrategia_diseno_pmo.htm
http://www.docirs.cl/enfoque4.htm

¿Eventuales interfaces que se deban realizar para transferir o leer información con SAP, son complejas o simples de realizar?

Simples para DocIRS. El Método Simple-DocIRS  se integra mediante servicios Web XML. (WebServices) Es decir,  es fácil si el sistema externo que consume,  cuenta con una rutina, componente  o API que capture,  a través de protocolo HTTP/HTTPS.

(Ver http://www.docirs.cl/soa_simple_docirs.htm). Eso implica 100% compatibilidad  SAP, dado que es sistema de gestión cuenta con una serie de componentes para este efecto..  Es decir, CMODocIRS se integra con otras bases de datos o proveedores de información, sean ellos  institucionales o externos. Eventualmente (según alcances), el servicio incluye la creación de rutinas de consulta directa a bases remotas. En caso de carga inicial de los datos, se migran datos desde bases de datos o planillas Excel. (Ver http://www.docirs.cl/excel_y_basedatos.htm ).

¿Particularmente la integración con SAP, cómo opera? En el caso particular de SAP, se desarrolla herramienta que utilizan objetos BAPI (SAP.Functions) de negocios con conexión cliente, que permiten la integración con dicha plataforma (versión>=3.1).
¿Eventuales interfaces que se deban realizar para conectar su solución con otros sistema documentales (cargar y consultar documentos), son complejas o simples de realizar?

Son procesos simples para DocIRS. La integración con sistemas documentales se realiza con Web Services.  La plataforma cuenta con un módulo adicional de tratamiento Documental y workflow. Dentro de los alcances del proyecto se admite , configuración de conexión especial FTPS, o VPN a servidor dedicado para el tratamiento de archivos.

¿Cuántas implementaciones de la solución que está proponiendo las ha realizado en Chile? Cuántas en el exterior? Ocho en Chile. La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS, cuenta con una serie de variantes (PMO, CMO, MGMO, SMO,..) operando en 8 instituciones en Chile. Particularmente, Contract Manager Office (CMO) se encuentra operando por más de 3 años en dos instituciones.
¿Su servicio de Post Venta incluye aspectos como: Call Center, Mantención de la aplicación, mejoramiento de las funcionalidades? (explicar)

Si. El Modelo de Atención DocIRS se adquiere como servicio y no como un producto. La atención está dotada hosting, apoyo de soporte conjuntamente con un equipo de ingeniería que acompaña todos procesos y ajustes del negocio del cliente (levantamiento y diseño funcional). Con respecto a la Mesa de Ayuda, las consultas al equipo de trabajo, serán respondidas en menos de 2 horas durante horario hábil (L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Los errores se corregirán en un máximo de 2 horas durante horario hábil(L-V de 9:00 a 19:00 horas).
Horario mesa de ayuda vía Libro de Comentarios 24 horas los 7 días de la semana (24x7).
Cambios categorizados como “menores” en la Plataforma CMO, forman parte del trabajo de mejoramiento continuo del servicio y se encuentran incluidos en el costo de la mantención mensual (Ver definición de cambios menores en la página 3 del protocolo de DocIRS http://www.docirs.cl/Protocolo_1.htm )
 

¿El soporte de vuestra aplicación está solo en Chile o también en otros países? Si tiene soporte en otros países, en cuáles? Si es global. Si es necesario, se habilita el soporte remoto y en línea a cualquier usuario con conexión Internet en cualquier país del mundo. (Se hace con usuarios en Argentina, Perú, Portugal, Dinamarca, EEUU (Viajando o residentes, proveedores de nuestros clientes)
¿La solución que DocIRS presenta cuenta con estándares de nivel mundial en cuanto a seguridad de datos, transferencias, contingencias, etc.?

Si. La Plataforma de Gestión de Calidad DocIRS, cuenta Certificación ISO 9001: 2008, otorgada por Bureau Veritas y con un módulo de control de acceso probado. Las transacciones certificadas AWS Amazon; con protocolo HTTPS y con Continuidad Operacional (Clones en diferentes lugares geográficos y un servidor en Amazon Route 53 y ELB ). Ver Acerca de la Continuidad Operacional está instalada en servidores virtuales en el Cloud (Amazon EC2) en US.

http://www.docirs.cl/acerca_de_la_continuidad_operativa.htm

¿Requiere de hardware que deba proveer el cliente para operar su solución? Qué tipo de hardware? No
¿Requiere que el área de TI del cliente se haga cargo de administrar parte o completamente de la solución que propone? No

Concepto de Gestión de Contrato
El propósito de la gestión de contratos es asegurar que todas las partes en el contrato, satisfagan plenamente sus respectivas obligaciones en la forma más eficiente y eficaz posible. Las entregas, obligaciones y salidas operacionales requeridas se fiscalicen a tiempo, se aprueben (o rechacen) y sigan su curso de pago. También protege los derechos de las partes y asegura un rendimiento requerido cuando las circunstancias cambian.

Para DocIRS, la Gestión de Contratos es similar a la gestión de proyectos. Donde cada contrato es un proyecto. Cuenta con un único objetivo, consume recursos, tiene una fecha de inicio y fin, - conjuntamente con un calendario (Inicio-Fin-Periodicidad) establecido de las obligaciones -,  requiere la coordinación y planificación de las actividades pertinentes, así como una bitácora que integre la documentación en archivos asociadas al contrato, durante todo el proceso.

Definición CMODocIRS
CMODocIRS,
Contract Management Office, es una aplicación computacional especialmente diseñada y en permanente desarrollo, para la gestión, control y seguimiento de contratos y normativas, que se implementa con servicio, al interior de la empresa del cliente. Se define como una clase de la Plataforma Tecnológica de Gestión de Calidad-DocIRS:

CMODocIRS permite realizar acciones eficientes en la administración de cada contrato ingresado en sus registros. Donde se han definido el conjunto de reglas y calendarios regirán el contrato, minimizando los riesgos del proceso de cumplimiento. Es decir, los contratos son personalizables y administrados en todas sus etapas de aprobación, elaborando un historial de registros hasta su cierre

Herramienta y Servicio
La herramienta está construida completamente bajo la metodología Simple-DocIRS y su Estrategia de Diseño, bajo la modalidad de Software as a Service, el cual es un concepto que implica que en lugar de comprar el software, el cliente está adquiriendo un servicio. El derecho involucra no sólo uso del software, sino también hosting (alojamiento), servicios de infraestructura, soporte de ingeniería, desarrollo evolutivo, mantención del hardware, copias de seguridad de sus datos, continuidad operativa (COB) y todas las actividades necesarias para mantener la información en operación y en línea.

Contrato
Se entiende por contrato, el acuerdo entre instituciones, a través del cual una de las partes se obliga con la otra a cumplir con una determinada prestación. Esto implica que entre las partes, surgen plazos, garantías, obligaciones, multas y derechos, que deben ser cumplidas en los términos que señala el documento firmado formalmente. Este documento, lo denominamos contrato.

Normativa
Se entiende por normativa, el conjunto de reglas o leyes establecidas dentro de la organización del cliente. Estas reglas, leyes y políticas son institucionales y se refieren a un orden convencional adoptado por las organizaciones para el cumplimiento de obligaciones.

Forma Contrato
La forma específica de un contrato o normativa es variable. Puede manifestarse desde  simples órdenes de compras hasta complejos contratos escriturados, los cuales podrían contener múltiples garantías, obligaciones, entregables y sanciones.

Captura y Síntesis
Una vez completado el proceso legal previo de adquisición, CMODocIRS admite todas las formas de contratos y aplicación de normativas, capturando  plazos periódicos, conversaciones, archivos diversos con los términos de referencia, anotaciones y cambios relacionados al contrato, que se generan a lo largo del tiempo establecido. En efecto, cuando se establecen contratos por un determinado tiempo con proveedores, la herramienta permite localizar, controlar y documentar perfectamente estos contratos de abastecimiento durante todo el periodo que comprenden las obligaciones registradas.

 

Metodología
La metodología tipo WorkFlow, es concisa para la gestión de contratos y normativas, administrado dinámicamente mediante plantillas jerárquicas y sistema comunicacional.

La metodología de CMODocIRS, sí puede ayudar a descubrir y visualizar posibles ambigüedades en la definición de los compromisos, como así mismo permite reaccionar anticipada y apropiadamente ante las situaciones que van sucediendo durante el cumplimiento de las prestaciones. Los errores u omisiones establecidas en el contenido del contrato, no son parte de la metodología. Es decir, CMODocIRS  asume que se registran los datos del contrato en el sistema cuando ya está elaborado, acordado y firmado entre las partes

El concepto metodológico sigue las mismas pautas de los procedimientos generales de DocIRS (ver Síntesis Gráfica de la Metodología de DocIRS)

Sistema Computacional
El sistema computacional que DocIRS ha creado para el tratamiento de contratos y normativas,  es una variante de PMODocIRS, el cual se sustenta en la librería de objetos de RobotDocIRS y en Modelo de Atención de Apoyo Gerencial y Software como Servicio consolidado por DocIRS.  Es decir, se extiende nuestra experiencia hacia administración de contratos.  Exitosa metodología que ha ido evolucionando a lo largo de 5 años, especialmente con los ajustes, mejoramiento y madurez del modelo. (Ver La experiencia señala que PMO puede superar su nombre y PMO: ¿Porqué y Cómo?).

 

Atributos
CMODocIRS
agrega valor a la gestión de contratos/normativas  y a su ciclo de adquisiciones, dando visibilidad en la cadena obligaciones, entregables y soluciones que requiere el cliente:

  • Aprobación de Control de Procesos

  • Interfaz de usuario personalizada

  • Los campos personalizables

  • Funciones personalizables

  • Informes personalizables

  • Los datos de importación / exportación

  • Registro de todo movimiento en Bitácora

  • Registro de Comentarios Transversal, Contrato, Entregables

  • Notificaciones por correo electrónico

  • Búsqueda de texto completo

  • Seguimiento de entregables por Obligación

  • Integración con otros sistemas mediante XML

  • Gestión y Control de ciclos durante el contrato

  •  Multi-moneda

  • Negociación de flujo de trabajo

  • 100% Acceso remoto Internet

  • Presentación de informes Operacional y Gerencial

  • Gestión de plantillas

  • Acceso a los controles de usuario

 

 

Integración
CMODocIRS se integra con otras bases de datos o proveedores de información, sean ellos&nnbsp; institucionales o externos. En general, la integración se realiza mediante envió o recepción de parámetros, a fin de recibir o despachar  repuestas  XML u otros formatos legibles. También, el servicio incluye la creación de rutinas de consulta directa a bases remotas. En caso de carga inicial de los datos, se migran datos desde bases de datos o planillas Excel.(Ver Automatización de Procesos con Excel sobre un Sistema Web).

Reportes Centrales
De los datos recolectados, se configura en tiempo real un Reporte Global en Línea, el cual publica en detalle todas las operaciones vinculadas a los contratos, también  un Panel de Control con información agregada complementada con semáforos, el cual está orientado a la Gerencia General.

Ambiente Operacional y Datos
CMODocIRS opera en plataforma Internet sobre un motor de datos SQL Server, concebido para apoyar la gestión y los factores críticos, proveyendo de información en línea, a los diferentes actores para su control, seguimientos y toma de decisiones.

Para su uso, solamente se necesita un navegador Web y conexión a Internet. Es una herramienta tecnológica estándar altamente configurable, que admite cambios en corto tiempo en los formularios y estructura de datos, dado que tiene arquitectura en capas y estructurada sobre una tecnología universal basada en XML, que se ajusta rápidamente al cambio.

Es decir, permite disponer nuevas funcionalidades sin dificultades.

 

Servicio
CMODocIRS
es el complemento perfecto del servicio de participación operacional e ingeniería del equipo que administra el CMO  para nuestros clientes. El enfoque del Equipo de Ingeniería de Negocios está basado en los fundamentos de Calidad Total y la Gestión del Cambio.

DocIRS cuenta con su propio Data Center de uso exclusivo para sus proyectos y aplicaciones, acceso a bases de datos, navegación Web y correo electrónico, con dos líneas dedicadas y fibra óptica de diferentes operadores, un conjunto de servidores robustos, energía regulada y respaldada por UPS, Firewalls y soporte y monitoreo 24x7x365.

Contribución al Cliente
DocIRS en su búsqueda de nuevos desarrollos que aporten a la gestión de sus clientes, está construyendo esta nueva solución de Servicio, Sistema y Metodología que llamamos CMO. La solución está orientada a apoyar el control de los compromisos contractuales y normativos de empresas que:

  • Posean contratos complejos.

  • Definan su forma de gestionar el negocio.

  • Tengan un riesgo normativo (sanciones) que pueden impactar en los resultados vía gastos o menores ingresos (multas)

Nótese que DocIRS mantiene la misma línea conceptual de PMODocIRS que soporta el control de proyectos estratégicos, la gestión de iniciativas podrían derivar en un proyecto o mantenciones correctivas de sistemas en producción.

Nota: El servicio CMODocIRS, también cumple, - en forma externa -, con la función de administración operacional del control de obligaciones contractuales, SLA, entregables y otros, mediante implementación de una Oficina de Gestión de Contratos, SLA y Obligaciones (Servicio entregado por DocIRS), que se encargará de controlar y realizar seguimiento a los SLA, compromisos contractuales, y contingencias que posee el cliente.

 

Modelo 

 

 
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