MESA DE TRABAJO DocIRS
José Enrique González Cornejo
Enero 2015

Introducción

El concepto Mesa de Trabajo, parte de la premisa que es una instancia de coordinación, gestión y control de proyectos, donde se genera un diálogo entre las diferentes partes involucradas. Es decir, se define también como una auditoría y evaluación, para buscar falencias y soluciones. Por tanto, dar lugar a la configuración de  diagnósticos y análisis para  la toma de decisiones atingentes y contingentes.

Las Mesas de Trabajo surgen de la experiencia en la implantación y trabajo con PMO (Project Management Office), al interior de una serie de instituciones en los últimos 10 años. En el discurso, todos están de acuerdo de generar un trabajo articulado que permita desarrollar y promover las buenas prácticas en la gestión de calidad de los proyectos. Sin embargo, la implantación de un PMO riguroso basado en la Comunicación Efectiva, es difícil.

Unidad de Medida

Así mismo para DocIRS, la Mesa de Trabajo representa una unidad de medida, para estimar, - en forma más apropiada-, los costos de la implementación del servicio DocIRS.

Es decir, la Mesa de Trabajo DocIRS representa una forma más integral de medición y comprensión del servicio, en comparación con la medida usual de cálculo llamado HH (Horas Hombres), que es un simple escalar.

En efecto, una Mesa de Trabajo, - para DocIRS-, está compuesta por 3 factores:

i.   Profesionales Especializados
ii.  Metodología de Gestión de Calidad
iii. PMODocIRS, Plataforma Tecnológica (Herramienta computacional sobre Internet )

Por tanto, el dimensionamiento, está basado en el servicio requerido mediante Mesas de Trabajo.

Toda Mesa de Trabajo está inserta en el marco de un proyecto y es periódica,  preferentemente semanal.

Coordinación y Entendimiento

A partir de este concepto, surge el entendimiento entre las partes y se implementa el servicio de seguimiento, control y administración de la información, para entregar data organizada, indicadores sobre una serie de tareas, reportes, alertas, puntos de control, bitácora y todo aquello concerniente a la Mesa de Trabajo definida al interior del proyecto.

Es decir, todos estos recursos están interrelacionados y serán monitoreados integralmente, para asegurar su éxito.

Conceptos Relativos a la Mesa de Trabajo

I. Condiciones necesarias para el correcto desarrollo del servicio

Valor de los compromisos: Es fundamental para el éxito de los controles que los compromisos adquiridos, planes trazados, fechas comprometidas se cumplan y formalicen en una unidad central y visible para todos los usuarios pertinentes de la Plataforma Tecnológica. De no ser así, el incumplimiento debe tener un costo o sanción. La definición del valor de las obligaciones adquiridas es una tarea que debe remarcar la gerencia (Ver Ruido en Informes Gerenciales). Obviamente, si un incumplimiento de compromiso cuenta con justificación apropiada, se registra y  se considera como parte de la dinámica del proyecto.

Por tanto, se debe establecer un criterio, dotado de una bitácora individual por usuario y la falta no debe ser infructuosa.

Obligaciones de lo diversos protagonistas: Definir que cada usuario declarado en la PMO, tiene el deber de entregar información de calidad, validada y a tiempo. La entrega de información a la PMO en estas condiciones, es un deber y no un trabajo adicional. Esta definición, debe quedar claramente establecida por la gerencia desde los inicios del proyecto.

II. Disponibilidad de Herramienta Tecnológica sobre Internet:

1. La Plataforma Tecnológica de Gestión de Calidad, es donde se registran todos los datos y herramientas de control. Este sistema, - basado en el Método Simple-DocIRS -, es fundamental en la metodología de control y seguimiento de los planes y proyectos que administra las Mesas de Trabajo. Esta plataforma opera bajo el Area de Desarrollo de DocIRS, la cual cuenta con ingenieros y analistas-programadores dedicados al soporte de herramientas y reportes de información e implementación de controles. El soporte está dotado de infraestructura tecnológica para la Continuidad Operacional DocIRS.

2. Metodología de Control Ad-Hoc: para cada Mesa de Trabajo se definen las prácticas, métodos y controles (basados en herramientas tecnológicas), por ejemplo reuniones de coordinación especiales, mensajes de alerta, reportes especiales, etc.

3. Profesionales: Este punto considera que DocIRS debe disponer de los profesionales necesarios y pertinentes para brindar un buen servicio. El paradigma que DocIRS implementa en este punto, apunta a automatizar la mayoría de los controles y reportes,   de ese modo dejar solo las gestiones relevantes a cargo de los propios usuarios.

Dinámica Post Mesa de Trabajo

Una vez cerrado y registrados los compromisos en la Mesa de Trabajo, comienza la dinámica para el cumplimiento de lo establecido, siempre registrando la evidencia en la PMO. Entendiendo que todo plan es dinámico y no una “camisa de fuerza”, por eso las justificaciones de cambios, atrasos e imposibilidad de cumplimiento se deben siempre anotar en la PMO.

Los siguientes preceptos para su implementación:

a. Responder a los horarios de entregas periódicas y el calendario de hitos, puntos de control, respuestas de compromisos, etc.. estructurados en la Mesa de Trabajo;

b. Colaborar con las areas en sus procesos de trabajo y elaboración de informes;

c. Procurar que estén a disposición de los actores involucrados en el proceso, la información necesaria para la realización de las actividades;

d. Elaborar, tramitar y emitir los reportes de las solicitudes de aquellos que están en la acción y toma de decisiones;

e. Atender situaciones de índole contingente presentadas en las áreas, procurando entregar la información pertinente y una coordinación fluida;

f. Apoyar la realización de actividades programadas en la PMO por la Mesa de Trabajo, y toda acción tendiente a lograr su buen funcionamiento y desarrollo del proyecto en cuestión.