04 de Diciembre del 2008

mapa_estrategico

La idea impulsada por Dagoberto Cereceda y aprendida del Balance Score Card que se implementó en Microempresa BancoEstado (donde trabajó durante 6 años), tiene como fin establecer una metodología clara que permita a DocIRS implementar una estrategia con objetivos precisos, concretos y medibles. De modo de poder confrontar el desempeño cada año o semestre.

El presente mapa estratégico ha permitido a DocIRS modelar los objetivos estratégicos resultantes de nuestra propia experiencia, los cuales se manifestarán más certeramente en el diseño de nuestra herramienta computacional PMO (Ex-Manpro), lo que nos permitirá monitorear el logro o fracaso de los objetivos a cubrir.

El presente mapa estratégico, ilustra el estado de DocIRS en el momento actual 04 de Diciembre del 2008, con respecto a los ámbitos más relevantes de la empresa:

Aprendizaje-> Procesos->Cliente->Financiero

Cada uno de estos ámbitos seleccionados para el análisis, muestra los objetivos de DocIRS, encerrados en  componentes, cuyo color señala el estado o grado de desarrollo que ha alcanzado el objetivo al interior de la empresa. (Parcialmente Estructurado, No Estructurado y Estructurado)

Los efectos causales se analizan partiendo por el ámbito Aprendizaje, pasando mediante Proceso y Cliente, hasta llegar directa e indirectamente a los objetivos del ámbito Financiero, el cual a su vez tiene un impacto cíclico y dinámico con respecto los otros objetivos. 

Es claro que al visualizar el presente diagnóstico, indica que DocIRS requiere incorporar y continuar fortaleciendo un conjunto de componentes que no han sido estructuradas, o que están tratadas en forma parcial o puntualmente. Que carecemos de un sistema de medición de calidad para cumplir nuestra visión y objetivos (Ver Declaración de Principios). Por esa razón, a partir de agosto del 2008 comenzamos un proceso restructuración formal de  las exigencias de proveedor para el Estado de Chile incorporando DocIRS al  Registro Electrónico Oficial de Proveedores del Estado de Chile,  y en octubre de este mismo año, comenzamos el proceso optimización de propuestas y de certificación ISO 9001:2000, para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad de DocIRS.

Dado este diagnóstico analizado en reunión semanal de Directorio, DocIRS ha tomado un conjunto de medidas, asignando recursos materiales y humanos a cada una de las componentes a fin de convertir cada una de ellas en color verde. Como así mismo incrementar las utilidades, rentabilidad y productividad.

La estrategia para alcanzar el estado Estructurado en cada componente, dentro de cada ámbito, tendrá su centro en el trabajo diario de cada uno de los profesionales que constituyen el equipo de DocIRS, respondiendo al entorno del negocio. Este deberá ser un proceso continuo y por todos conocido.

Entendemos que la Estrategia es el centro de una serie de acciones organizadas que nos permitirán Comunicar, Medir, Formular y Administrar apropiadamente los procesos. Sabemos que los factores de riesgo, para no alcanzar nuestros propósitos podrían ser la falta compromiso , la falta de continuidad en el proceso de mantener el cumplimiento de las metodologías establecidas, incorporar profesionales o   consultores sin experiencia a los proyectos y basar nuestra labor sólo en incentivos económicos.

Para enfrentar los cambios que se avecinan en aquellos objetivos que debemos estructurar, DocIRS tiene la siguiente organización:

Objetivos No Estructurados

El Reclutamiento y Administración de Personal, se sitúa en el ámbito Aprendizaje del Mapa Estratégico. Este objetivo no cuenta con una gerencia o departamento especializado al interior de la empresa. Efectivamente, en una empresa como DociRS, donde se definió como política, el permanecer como una empresa compacta, donde los factores de producción centrales son el Personal Especializado y Alto Nivel de Automatización  con Tecnología, exige elegir las personas más adecuadas, para ocupar los puestos que se requieran o requerirán. Hasta hoy, según la demanda y la proyección que hemos establecido, pasa por un dominio de disciplinas bien especifico. En efecto, los campos de requerimientos y especificaciones de los diferentes puestos de trabajo en DocIRS, se definen en las siguientes áreas:

  • La ingeniería de Procesos (E-Business)

  • El análisis y programación de sistemas

  • Soporte de Servidores, Redes e Internet

  • Asistencia de Administración. (Eventualmente)

Donde dos gerentes (Desarrollo y  Negocios) reclutan priorizando el nivel académico, experiencia y oficio con especialidades, capacidades y perspectivas que estén en coherencia con lo que se quiere lograr. Nuestra experiencia de 15 años en el mercado, demuestra que un profesional bien seleccionado puede cumplir roles en varias de las áreas mencionadas. Hasta hoy, las fuentes de obtención de postulantes o lugares donde se localizan candidatos posibles, ha sido el Departamento de Ingeniería Civil Industrial de Universidad de Chile (Especialmente su escuela de post grado en E-Business), recomendaciones directas de profesionales relacionados a la empresa y avisos en el diario a quienes se les ha aplicado una entrevista y test.(Una vez seleccionados comienza un proceso de  de conocimiento de los principios, valores,  las prácticas de la empresa y su formación.)

Como enfrentar el objetivo Incremento del Numero de Proyectos y Clientes, sin aumentar en forma desproporcionada número de empleados de contrato indefinido, los cuales constituyen el staff de DocIRS.  La solución se debe construir asignando como Jefe de Proyecto a los profesionales "históricos" (quienes tienen numerosas horas de proyectos en la empresa), a ellos se le asignarán recursos para replicar  nuestra metodología y prácticas. Es decir, las tareas bajo la jefatura de estos profesionales de DocIRS,  se realizará con personal contratado por proyecto y serán ellos con el apoyo logístico de las gerencias, quienes  deben dirigir el proyecto, evitar  problemas con la calidad y tiempo de los entregables. El principal motivo por el que el personal de apoyo operará sobre una base contractual temporal, dice relación con la sustentabilidad de la empresa en sus compromisos y leyes laborales.

El Posicionamiento en el Mercado se sitúa en el ámbito Clientes del Mapa Estratégico. Este objetivo parte por la comunicación, dado que es cómo nos percibe el cliente. Hasta hoy invariablemente DocIRS se ha posicionado, tal como su nombre lo indica. Es decir, Análisis y Diseño de Sistemas de Información Computacional y se debe continuar dentro de esta misma línea, donde el eje central de esta política debe ser  el mostrar que somos expertos en el ámbito del modelamiento, diseño   y desarrollo de sistemas. En síntesis, esa es la imagen que debemos continuar definitivamente proyectando hacia el mercado.

La comunicación de esta imagen, hasta hoy en nuestro caso, se ha limitado a contactos comerciales, elaboración de artículos y prototipos en el sitio Web,  actividades de relaciones con determinados gerentes, pero careciendo de una política comunicacional estructurada. Ciertamente, nuestros clientes nos ven como expertos y con alto grado de compromiso, pero a su vez nos perciben como una empresa demasiado pequeña. Esto último, que es percibido como una debilidad, se debe transformar en una fortaleza.  (Aquí debemos encontrar un conjunto finito y sólido de elementos comunicacionales que podamos emitir hacia el cliente).

En cualquier caso, dado el tamaño de DocIRS y su nivel de facturación, las inversiones que se realicen en este sentido deben ser pertinentes para que entreguen efectivamente los frutos esperados. Es decir, las acciones comunicacionales que emprendamos como DocIRS, deben estar orientadas al posicionamiento de la empresa, dentro de un ámbito concreto y  con aquellos potenciales clientes (Bancos y empresas del  Estado) . Por ejemplo, una acción concreta en ese sentido es el estar en proceso de Certificación ISO 9001: 2000.

Las investigaciones existentes para lograr un buen funcionamiento de una estrategia de posicionamiento, recomiendan los siguiente:

  • No se desvíe de su estrategia obvia por creer que es demasiado simple.

  • No pierda el nicho de posicionamiento que ya ha creado por estar inseguro de si seguirá siendo su opción en el futuro.

  • No convierta su enunciado de posicionamiento en una idea rebuscada.

  • No deje que sus ambiciones personales o las de otros dirijan las estrategias de posicionamiento.

  • No deje que la búsqueda de utilidades en el corto plazo afecten sus estrategias de posicionamiento.

  • No trate de mejorar las cosas que están funcionando bien.

 

Desarrollar Política de Marketing, se sitúa en el ámbito Clientes del Mapa Estratégico. permitirá a DocIRS definir la forma de dirigirse a nuestros clientes actuales y de atraer a otros. También nos deberá señalar qué otros tipos de clientes debemos orientarnos, cómo contactarnos con ellos y cómo realizar un seguimiento de los resultados con el fin de mejorar el negocio del clientes desde nuestra contribución.

Las investigaciones existentes para lograr este objetivo sugieren los siguientes pasos: 

Paso 1:Especificar en forma simple los productos y servicios.

Paso 2: El Directorio DocIRS debe investigar y asegurarse de que todos tenemos una percepción clara del negocio

Paso 3: El equipo de DocIRS debe sondear la opinión de nuestros clientes actuales y potenciales.

Dentro de cada uno del los tres pasos se debe responder las siguientes preguntas:

• ¿A quién dirigiremos las ventas? 

• ¿Qué necesitan esos clientes?

• ¿En qué se distingue el producto o servicio DocIRS de los que ofrece la competencia? .

• ¿Cuales son las tácticas de marketing que puedan reportarnos mejores resultados?

• ¿En qué situación deberíamos encontrarnos dentro de un año?

Paso 4: Trazar un Plan, del modo siguiente:

• Resumen del mercado

• Panorama de la competencia

• Comparación de productos y posicionamiento

• Estrategias de comunicación

• Indicadores de éxito

Paso 5: Realizar un seguimiento de los resultados, ajustar el Plan en forma permanente.

Fidelización de Clientes..

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