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Fundamentos Teóricos de DocIRS

  Nuestro eterno agradecimiento a Patricio Cariola  S.J, por su ayuda sin prejuicios  y su permanente admiración al talento y excelencia. patricio_cariola

SISTEMA DE INFORMACION 

Concepto

Determinados conceptos no requieren definición, sino que se describen en base a una noción conocida. Especialmente en aquellos casos, en que las partes pueden determinarse con la misma noción inicial. Sistema de Información pertenece a esta categoría de conceptos, presentado múltiples facetas, en función de la cual puede caracterizarse:

 

Por su(s):

  • i) evolución

  • ii) proceso de funcionamiento

  • iii) objetivos

  • iv) áreas de trabajo

  • vi) inserción dentro de una organización

  • vii) herramientas y técnicas

  • viii) clase de personal involucrado

  • ix) relación con otras disciplinas

Un sistema de información puede ser muy simple o muy complejo en términos del número, clase y tipo de relaciones de las componentes que lo conforman.

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De hecho un Sistema se describe como un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr uno o más objetivos. La interacción se realiza a través de un lenguaje formado por códigos, símbolos o términos que tienen significado para sus componentes.

Las componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas más pequeños, generalmente llamados subsistemas.

El aumento de la complejidad de los sistemas se expresa por el incremento y velocidad de las interacciones entre sus componentes, la diferenciación de la división del trabajo y especialización de funciones, y la sustitución de máquinas por mano de obra.

Actualmente existen enormes y complicados sistemas que se articulan en la sociedad moderna, sea sistemas físicos como las redes de agua potable, eléctricas, transportes o de comunicaciones. Como otros más abstractos como los sistemas de gobierno, sistemas ecónomicos, o sistemas de información finaciero, sistemas de transacciones, etc..

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Sistema organizacional

Un sistema de información existe, si previamente existe una sistema organizacional que lo requiere y lo desarrolla, pues la finalidad de un sistema de información, es procesar entradas, registrar de algún modo estas entradas relacionadas con la organización y producir información. A su vez todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida, de su propia creación abastracta llamada Sistema de Información.

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Objetivos

La identificación de los objetivos de un sistema de información refleja los logros que se propone la organización. Cada organización es única, pero sus objetivos generales relativos a la información que manejan, pueden describirse como:

- Manejar eficientemente la información y entregarla oportunamente y exacta;

- Establecer la distribución apropiada de información a las divisiones de la organización;

- Satisfacer lor requerimientos pertinentes de los usuarios;

- Minimizar costos, aumentar beneficios;

- Evitar duplicaciones;

- Establecer ordenadamente los procedimientos de manejo de información;

Los objetivos de un sistema de información no constituyen en sí una función para estructurar una política, sino deben estar inserto dentro de la política de la organización. De ahí entonces, que no son necesariamente computarizados.

Sin embargo, a fin de centrar el presente artículo en la relación de los sistemas de recuperación de información y la toma de decisiones , nos referiré en adelante como Sistema de Información a aquellos que utilizan medios computarizados. Es decir, componentes tales como hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos y telecomunicación.

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Análisis y diseño de un Sistema de Información

El concepto global de análisis y diseño de un Sistema de Información, se entiende como el proceso de examinar la situación de una organización con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos más adecuados.

El orden de estos términos análisis y diseño representa la secuencialidad que implica, primeramente el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para mejorar un sistema existente o preparar un proyecto específico y posteriormente planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional.

Los sistemas de información computarizados tienen diversas finalidades en función del sistema organizacional a que pertenecen. A grandes rasgos pueden clasificarse en sistemas para procesamiento de trasacciones o para el soporte de decisiones.

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Los sistemas de información para el soporte de decisiones

Esta categoría de sistema de información está tradicionalmente diseñado para proporcionar información a toda la organización, relacionando todo los niveles de planeación y está constituido por un sistema de computación, los procedimientos y el personal que desarrollan dicha información.

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Decimos tradicionalmente, por la carencia de una componente de modelación, que es la incorporación como componente de "esquemas de interpretacion" surgidos de la investigación.

 La propuesta invita a reflexionar a los diseñadores de sistemas de información a incorporar las contribuciones de la investigación y sus metodologías.

 Esta propuesta es un desafio para crear medios en los diseños de sistemas de información para la utilización del conocimiento, y fortalecer la relación:

 

Ejemplo simple: En general, sea en una casa u oficina se tiene una o varias guías de teléfonos o páginas amarillas. Estos volúmenes son grandes y están llenos de datos (con nombres, teléfonos, especializaciones, etc..) y permanecen estáticos en algún mueble de la casa. Sin embargo, en un momento determinado en ese hogar, se requiere de un plomero, entonces se recurre a las páginas de estos ejemplares, se busca entre sus páginas un especialista, que cumpla ciertas condiciones (que el maestro sea de la ciudad, que se encuentre localizado lo más cerca posible, que este disponible etc.).
Cuando el dato sirve para solucionar el problema, entonces se transforma en información. Luego en conocimiento y finalmente en acción, particularmente cuando se resuelve el problema.

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"Switch" entre Conocimiento y sistema(Ver artículo "El Conocimiento en la Granja")

¿ Cómo incorporar estas contribuciones investigativas, de modo que el soporte de decisiones no pierda autonomía ?

Esta solución se debe inicialmente implementar basada en el modelo organizacional que se ha estado utilizando para tomar decisiones, a fin de evolucionar hacia los nuevos procesos de entradas cognocitivas, mediante un re-diseño del sistema. La solución se perfila a través de continuar profundizando los sistemas llamados de prototipo y sistemas objeto-orientado.

Según mi experiencia, bajo esta concepción es más suceptible de encontrar formas de incorporación de los resultados y métodos de la investigación.

En el primero, los usuarios participan directamente en la experiencia de análisis y diseño de estos prototipos, evaluando y comparando ellos mismos el diseño y la información generada por el sistema. El prototipo se inicia como modelo de simulación que va evolucionando con su uso, para llegar idealmente a utilizarse con efectividad en situaciones reales.

Por otra parte, el concepto de sistemas objeto-orientado enmarca a:

 - Diseñar sistemas más manejables por los propios usuarios.

- Diseñar sistemas dinámicos haciendolos más pequeños e independientes.

 Desde el punto de vista de la configuración del hardware, también implica un arquitectura de procesos distribuidos. Esto es un gran numero de pequeños computadores trabajando independientemente, excepto cuando deben compartir data. Cada uno de estos procesadores monitoreando y controlando aspectos locales en tiempo real

La mayor parte de los procesamientos presentes, aún son en topología serial. Es decir las tareas se operan secuencialmente. Sin embargo, la "mega tendencia" es hacia los transputadoras, que favorecen el uso de conocimiento, puesto que, a diferencia de los sistemas actuales, las operaciones se desarrollan paralelamente en diferentes computadoras y ambientes , (situados en el planeta y/o en el espacio), utilizando los más diversos medios de telecomunicación para converger en un resultado. (Ejemplo: GPS (Global Positioning System) que hoy ya son de uso común)

Desde el punto de vista del software, correlativamente entonces, los Sistemas Operativos más populares, tienden hacia las co-rutinas o sistemas de tiempo compartido, como por ejemplo el UNIX, que dotan las operaciones con su propia "programación" para manejar simuladamente procesos multiples. Es decir, cada tarea recibe una porción del CPU en turnos, pero todas comparten la data global y se comunican sin restricción.

 De lo anterior se deduce que las condiciones tecnológicas están dadas para construir "esquemas de interpretación" surgidos de las investigaciones y expertos, que permitan mejorar la utilización del conocimiento en los sistemas de información.

 Es frecuente en la filosofía de la ciencia encontrar descripciones de lo qué se debe hacer para resolver problemas. En este caso, la idea no es intentar presentar la solución de problemas acabados, sino mas bien indicar pautas concluidas de la experiencia y sugerencias de los usuarios.

 Los usuarios evaluan el diseño y la información generada por el modelo estandar establecido (para no decir "impuesto") y proponen cambios en la medida que es utilizado, de modo que los requerimientos funcionen no solo en el papel, sino que su finalidad es transformar e implementar ideas y suposiciones relacionadas al sistema en interfases.

 Cuando la estructura de recuperación establecida, permite en alguna medida recuperar la información precisada por las diversas divisiones de la organización,(sin ser óptima aún), es recomendable determinar estas diferencias y desarrollar prototipos más adecuados a estas necesidades específicas. Esto, no significa, cambiar ni la filosofía ni la estructura del sistema de información, sino potenciarlo diferenciando más fino.

 El exito de un sistema de información, además de la base organizacional en que está sustentado, depende de la forma como se conciban, se organicen y se ejecuten los procesos.

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